人材派遣会社向けのシステムを比較する際のポイント

2021年7月29日

人材派遣業界では、業務をスムーズに行うために派遣会社向け管理システムを導入する企業が増えています。
しかし、人材派遣会社向けシステムではどのような機能を使うことができるのか、またシステムを選ぶ基準はどうすればいいのか、導入前に悩む人もいるのではないでしょうか。
この記事では派遣会社向けシステムを導入することによるメリットや機能例、人材派遣会社向けシステムを選ぶ時のポイント、またおすすめの人材派遣会社向けシステムとして弊社が提供する「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」についてご紹介していきます。
ぜひ人材派遣会社向けシステムを導入する際の参考にしてみてくださいね。

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人材派遣会社向けのシステムを使っていますか?

派遣会社向けのシステムを利用していない場合は、まずはそのシステムで何ができるのかについて知りましょう。

人材派遣会社向けシステムで業務効率は改善できる

人材派遣会社にはスタッフの管理にクライアントへの営業や配置スタッフの調整、勤怠管理、給与の支払い、請求書の作成など様々な業務があると思います。
それらの仕事に日々忙殺されている方も多いのではないでしょうか。
さらに、派遣スタッフの情報、クライアントの情報、契約内容の情報や書類など人材派遣会社が抱えるデータは膨大です。
営業所が複数ある場合は履歴書が分散してしまい、会社全体で情報を統一することに難しさがあります。
管理の難しさやセキュリティ面で心配という会社もあるかもしれません。
そのようなデータを一括で管理し、業務を効率的に行うことを可能にするのが人材派遣会社向けのシステムです

人材派遣会社向けの機能例

では、どのような機能が人材派遣会社向けのシステムには備わっているのでしょうか。
人材派遣会社向けシステムの機能例を3つご紹介しましょう。

1つ目は派遣スタッフに関する情報の管理機能と検索機能です。
派遣会社は売上をアップさせるために、より多くのクライアント、そしてより多くのスタッフを抱えておきたいと考えているものです。
つまりどうしても膨大な数の派遣スタッフの個人情報や契約書などの書類を管理しなくてはいけません。
それを紙で保管するには広い保管場所が必要ですし、その中から必要な情報を探すのは大変です。
そこで人材派遣会社向けのシステムを利用することで、保管場所もとらずに、そして簡単に目的の情報を探しだせます
派遣先から欲しい人材の条件を指定してもらえば、その条件を満たした派遣スタッフを探すのも検索機能を使えば容易に見つかります。

2つ目は給与の支払いの簡略化です。
人材派遣会社向けシステムで勤怠管理を行うことにより、自動で給与計算を行うことができます。
人材派遣では派遣スタッフごとに派遣先や給与が異なります。
給与支払いのタイミングも日払いなのか、月払いなのかなど異なります。
そのため、ひとりひとりの給与を計算して支払うのは非常に時間がかかり、派遣会社の社員にとって負担の大きい仕事となっています。
しかし、人材派遣会社向けのシステムで給与計算から支払いまでを一括管理することで、労働時間のカットや、人が計算することで起こりうる計算ミスも防ぐことができます

3つ目はコンプライアンスのための機能です。
人材派遣業では、労働者派遣個別契約書、派遣元管理台帳、派遣先管理台帳、抵触日通知書など、さまざまな法令帳票を作成しますよね。
それらの作成量は膨大な数になるため、ときには作成漏れが起こることがあります。
しかし人材派遣会社向けのシステムにそれぞれの帳票のレイアウトを登録することで、ボタン1つをクリックするだけで自動作成することができます。
さらにスタッフの情報と連動させておけば、いつでも、簡単に、その派遣スタッフに関する帳票を出力することができます

今回は簡単に3つの機能を紹介しましたが、システムの種類によって備わっている機能には違いがあり、前述した機能以外に多くの機能が備わっている派遣会社向けシステムもあります。
では、そのように機能の異なるシステムが複数ある中で、どれを選ぶのが正解なのでしょうか?
人材派遣会社向けのシステムを選ぶ際のポイントをご紹介していきましょう。

【人材派遣会社向け】システムを選ぶポイント

人材派遣会社向けのシステムを選ぶ際は、次の5つのポイントに注意しましょう。

提供会社の対応は要チェック

1つ目は提供会社の対応です。
人材派遣会社向けシステムを導入した際、それをうまく活用するために時間がかかったり、分厚い説明書と格闘したり、システムを使いこなせなせずに、せっかく導入しても十分な効果を引き出せないケースがあります。
そのため、人材派遣会社向けシステムの提供会社は、導入後のお客様サポートに対応していることがあります。
そのサポートが、どのような内容で、どのような体制で提供されているのかは要確認です。
チャット対応や電話対応などで即時にサポートしてもらえるのか、必要に応じて実際に担当の人が会社まで来てもらってサポートしてもらえるのか、サポート内容は会社によって異なります。
さらにサポートデスクの担当者の対応も満足いくものとは限らず、サポートの評判が悪い企業が存在します。
一方で非常にサポートの評価がよい会社も存在します。
導入を検討している段階での対応が良いのか悪いのかも、しっかり確認しておくべきポイントでしょう。

1つですべてが管理できるか

2つ目のポイントとして、求めている機能すべてがその人材派遣会社向けシステムでまかなうことができるかどうかも確認しておきましょう。
人材派遣会社向け管理システムは製品によって少しずつ機能が異なります。
求めている機能がなく、補完するために複数のシステムを導入すると、かえって業務効率低下を招く原因になってしまいます。
せっかくシステムを導入したのに、業務が複雑化してしまっては本末転倒です。
また、自社が求めている機能が備わっている人材派遣会社向けシステムだったとしても、使いやすいかどうかも要確認です。
お試し期間やデモ体験ができる人材派遣会社向けシステムもあります。
実際に自社の社員が触ってみて、使いやすく、求めていた機能があると思えたものが一番です。
事前に確認しておけば、導入失敗のリスクを軽減することができます。

カスタマイズに対応しているか

3つ目に、必要に応じてカスタマイズできる人材派遣会社向けシステムか確認しておきましょう。
使っている中で、不要な機能や追加したい機能が出てくるかもしれません。
そのような機能をカスタマイズして使用することができるかも選ぶ際に大切なポイントです。
柔軟に対応してくれる提供会社であればカスタマイズの相談がしやすいと思いますが、一切カスタマイズを受け付けない会社であれば相談さえしづらいでしょう。
人材派遣会社向けシステムは一度導入すると他システムへの導入のハードルが高く、システムの乗り換えには大きな手間とコストを必要とします
カスタマイズすることが可能か否か、導入前にあらかじめ確認しておきましょう。

改良され続けられているか

4つ目に改良され続けられている人材派遣会社向けシステムか確認しましょう。
人材派遣会社にとって重要なのが、労働契約法や労働者派遣法です。
これらの法令を遵守して事業を行わないと、派遣スタッフや、クライアントの信頼を失い、最悪の場合は事業廃止命令や派遣事業の許可を取り消されることもあります。
法令は時代と共に改正され変わっていくため、法令に則った業務を行えているか念入りなチェックが求められます。
そこで便利なのが人材派遣会社向けシステムです。
法令に則った機能が都度用意される派遣会社向けシステムであれば、非常に便利です
最近の例では、マイナンバーの導入に伴い、派遣社員のマイナンバーを管理できる機能が追加された派遣会社向けシステムが多く見受けられました。
またセキュリティ面での改良も必要です。
日々、新たなコンピューターウイルスが登場しており、膨大な個人情報を管理するシステムは強固なセキュリティで守る必要があります。

派遣スタッフや派遣先の満足度アップに繋がるか

派遣会社向けシステムの中には、それに付随して派遣スタッフや派遣先に使ってもらえるようなサービスがあるものもあります。
それらを通じて派遣スタッフや派遣先企業と密にコミュニケーションをとることができれば、良い関係を築いていくことができます
派遣会社の売上アップには、派遣スタッフ、派遣先企業の満足度が非常に重要となります。
派遣スタッフと派遣先向けの機能がある場合は、その使いやすさや具体的に何ができるかなども事前に確認しておきましょう。

人材派遣会社向けのシステムならSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)

人材派遣会社向けのシステムを導入した結果、そのシステムに必要な機能が揃っておらず複数のシステムを用いる必要が生じたり、実際の業務に適していない機能であったために現場の混乱を招いたりするのは避けたいですよね。
そのような心配がなく、人材派遣業において必要な機能をすべて揃えており、ワンストップで管理可能な人材派遣会社向けシステムが、弊社の提供する「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」です一般派遣、正社員派遣、常用型派遣、技術者派遣、無期雇用派遣などに対応しています。

ではどのような機能があるのか、それぞれの機能についてご紹介します。

●得意先営業
得意先(請求先)の住所や連絡先、担当者や入金状況、請求情報を管理します。
親番号、枝番号に分けて管理をすることができるため、同一法人の複数の派遣先の管理もしやすい設計となっております。

●スタッフマスタ
派遣会社に複数の拠点がある場合に大変な履歴書の一元管理も、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)では可能です。
顔写真や住所、連絡先に職務経歴などの基本情報はもちろん、健康診断に税金、振り込み状況や有給の取得状況などを電子ファイルで紐づけが可能です。
もちろんマイナンバーにも対応しています。
スタッフの今までの業務実績を管理することで、適材適所の人材配置に役立ちます。
スタッフ検索ができ、希望条件を入力すると該当するスタッフが一覧で表示され、仕事の打診も簡単です。

●受注
得意先からのオーダー内容を一元管理できます。
受注事に収支を入力でき、原価を割る場合には警告が表示されるシステムになっています。
また受注ごとに得意先、自社の担当者の入力が可能ですので、派遣先企業が同じでも担当者が異なるオーダーがあった場合でも適切な情報入力が可能です。

●配置
オーダー全体の管理ができるため、未配置、配置合計、確認中、待機、中止などを一括管理でき、キャスティングやマッチングをすることができます。
請負、派遣、紹介などのすべての取引形態や、人件費や収支を確認できるので、人材配置を計画的に行うことが可能です。

●コンプライアンス(契約)
配置データや受注を元に以下の法令帳票を出力することができます。

  • 発行状況一覧表
  • 求人票
  • 抵触日通知表
  • 雇用契約書(兼)就業条件明示書
  • 派遣先管理台帳
  • 派遣元管理台帳
  • 労働者派遣通知書
  • 紹介予定派遣個別契約書
  • 労働者派遣個別契約書

●勤怠
配置、受注、外部の実績データが連携され、勤怠を自動作成することが可能です。
勤怠の入力形式は日ごと、スタッフごとなど自由に選ぶことができるため、必要に応じた使い方をすることができます。
勤怠ごとに出勤、欠勤、有給、残業、深夜など、日数・時間・収支を確認しながら作業できるので入力ミスを防ぐことができます。

●仮払
派遣スタッフの希望があれば給料日前に給与の一部を支払うことができる機能です。
週払いや日払いのように全額を払うのではなく、決められた上限まで支払い、残りは支払日までストックされるシステムになっています。
スタッフの定着率が上がり、キャッシュフローも改善されます。

●給与・賞与・計算代行
制度改正にも迅速に対応している給与・賞与・計算代行のシステムです。
仮払、勤怠のデータから勤怠、控除金額、支払金額を自動計算できます。
作業工程において、一番難しく、ミスが起こりやすいのが賞与や給与の計算です。
これらの計算ミスは派遣社員やクライアントからの信用問題に関わります。
しかし、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)を使えばそのようミスも防ぐことができます。
月払、週払、日払、その他の自由な支払形態にも対応しており、手作業での計算ミスをなくし、効率の良い給与業務を可能にします。

●年末調整・保険
複雑な社会保険や労働保険などの各種保険や年末調整を自動計算し、スピーディーな処理が可能です。
社会保険料の改定もカバーしています。
給与データから自動で算出された結果に、改定要否が表示され、算定基礎届や月額変更届を簡単に出力できます。

●請求・回収予定・入金
売り上げデータや出勤・残業時間のデータなどからクライアントへの請求額が自動計算されます。
請求金額の一覧や、過去のデータをいつでも確認することができます。
回収予定表や売掛金残高表、与信状況一覧表も作成が可能で、未回収を防ぎます。

●管理・統計資料
月別、週別、日別、得意先別の売上、支払、粗利益がリアルタイムに把握することが可能なため、分析や統計に非常に役立ちます。
いろいろな角度から分析、集計ができるため、現状を把握するためだけでなく、今後の経営戦略や効率的な営業活動の構築に役立てることが可能です。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

様々な人材派遣会社向けシステムがありますが、中でもSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は実際の派遣会社の業務に応じて必要な機能を用意しております。
デモンストレーションから導入指導まで、導入をサポートする体制をしっかり用意しておりますので、派遣会社向けシステムを導入予定の方はお気軽にお問い合わせください。