人材派遣会社でも実現可能！年末調整の電子申請で業務削減、コスト削減を
人材派遣会社で働く方にとって、年末調整にかかわる業務は特にこの時期、大変で面倒な業務のひとつなのではないでしょうか。内勤者にとっては業務の工数がかかることで面倒に感じますし、派遣スタッフ側にとってもさまざまな手続きをこなさなければならず、面倒だと感じるやっかいな業務です。
本記事ではそんな誰にとっても面倒な「年末調整」の業務の負担を軽減し、企業側にとってはコスト削減にもつながる「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」の「年末調整申請機能」についてご紹介します。
人材派遣会社の年末調整
人材派遣会社の内勤者が、年末調整にあたってやらなければならない業務には、次のようなものが挙げられます。
- 年末調整に関するマニュアルの作成
- 各スタッフに年末調整時期の連絡
- 申告書の配布
- 申告書の回収
- 年調計算
- 源泉徴収票の発行
- 還付処理
さらにこれらの業務の間にこまごまとした業務が入ってきます。例えば「申告書の回収」と一言で言っても、期限までに返送していないスタッフを洗い出してメールや電話で提出を催促する業務が発生します。「申告書の配布」でも、郵送の場合では添え状や宛名の印刷、封入、発送作業に至るまで、付随する業務がこまごまと付いて回ります。
一方、スタッフ側においても年末調整は面倒な業務のひとつです。ただでさえ多忙な年末の時期に、申告書記入に必要な書類を引っ張り出してきたり、配布された申告書に手書きで記入したり、年収計算をしたり、申告書や控除証明書などを期限までに発送したりしなければならず、精神的にも負担になります。
そしてこの年末調整、実は人材派遣会社においては特に管理が複雑で面倒だということをご存じでしょうか。その理由は人材派遣会社に登録されているスタッフが、一般の企業と比べて雇用形態や給与体系において様々だからです。
このような人材派遣会社の年末調整の業務負担を軽減するのが、STAFF EXPRESSの「年末調整申請機能」です。
年末調整の業務負担を軽減する「STAFF EXPRESS」とは
STAFF EXPRESSとは、人材派遣管理システム、人材紹介管理システム、業務請負管理システムに対応したオールインワンシステムです。派遣スタッフの情報管理はもちろんのこと、派遣先から発注された案件のマッチング、配置までもSTAFF EXPRESS一つで管理できます。
派遣スタッフによる勤怠申請から派遣先の勤怠承認のデータが自動的に登録され、それらをもとに自動で給与計算を行ったり、必要に応じて給与の前払を行ったりと、あらゆる業務を一つのシステム上で完結させられます。人材派遣会社の中には、勤怠システムや会計システムが別々で存在していたり、勤怠はシステムを利用していても給与計算はExcelを利用しているという企業もあるかもしれません。しかしすべての情報をひとつのシステムに集めることが、業務を圧倒的に効率化するポイントです。
STAFF EXPRESSは人材事業運営に伴うすべての情報をクラウド管理できるシステムであり、人材ビジネスのDX化（デジタルトランスフォーメーション）を進めることができます。
詳細は後述しますが、年末調整のデジタル化に関して言えば、内勤者の業務時間削減の効果が高く、また紙や郵送のコスト削減にもつながるため、すぐにでもSTAFF EXPRESSの利用を始めることをおすすめします。政府も年末調整手続きのデジタル化を積極的に推進しています。例えば2020年からは「マイナポータル」を使用することで、保険料控除の証明書を電子取得することが可能になっており、この流れは今後ますます加速するでしょう。
STAFF EXPRESSの年末調整申請機能
それではSTAFF EXPRESSの年末調整申請機能について具体的にご紹介します。
年末調整申請機能の使い方
スタッフは従来の申請書への記入ではなく、Web上で年末調整申請を行います。自分が該当する「年末調整入力画面」を開き、扶養や保険料控除の情報をWeb上で入力して申請します。申請する際は必要に応じて各種申請書の画像申請もできるため、内勤者はすぐに確認作業を進められます。
申請された情報はシステムにダイレクトに反映されるため、内勤者はスタッフから申請された内容をWeb上で確認し、年末調整計算処理を行います。「計算処理」と言っても内勤者が複雑な計算を行う必要はありません。計算ボタンをクリックするだけでシステムが自動計算してくれます。
年末調整の計算処理が終わったら、内勤者は各種申告書をWebにアップロードします。スタッフはそれらの申告書をWebから確認することができます。ドキュメント照会の機能を使えば、源泉徴収票もWeb上にアップロードすることができます。
年末調整申請機能を使う上での注意点
STAFF EXPRESSの年末調整申請機能を使う際の注意点として、Webから年末調整申請することについて、事前にスタッフの同意を取る必要があります。またSTAFF EXPRESSに登録されているスタッフ情報を最新の情報に更新する必要があります。
ただし、STAFF EXPRESSでは事前の同意確認も、スタッフ情報の更新も、難しい作業は不要です。
同意確認はSTAFF EXPRESSの付帯サービスである「NEO（ネオ）」を使うことで、スタッフのスマートフォンアプリから簡単に合意形成のエビデンスを取得することができます。スタッフ情報の更新も同じくNEOを使って、スタッフ自らが最新の情報に更新することができます。内勤者側でスタッフのプロフィールを更新する手間はかかりません。
さらに内勤者にとって嬉しいのが、年調ステータスでスタッフごとの確認状況を管理できるという点です。大量のスタッフを抱える人材派遣会社では、複数の内勤者で処理する場合もあると思いますが、そのような場合でも情報共有がスムーズに行えます。
STAFF EXPRESSの年末調整申請機能の効果
従来の運用の場合、書類印刷、配布、給与システムへの入力などの作業が発生しますが、スタッフエクスプレスの年末調整申請を利用することで、それらの作業工数をゼロにできます。
スタッフ200名に対して年末調整書類の配布～回収を行う場合を例に比較してみましょう。
| 従来の運用 | スタッフ1名に対して、書類印刷～回収管理までの作業時間を30分とすると 200名×30分=6000分=100時間人件費を時給2,000円として換算すると、約20万円 |
| STAFF EXPRESSを利用した運用 | システム導入による作業工数の削減により、スタッフ1名に対して作業時間を9分とすると 200名×9分=1800分=30時間人件費を時給2,000円として換算すると、約6万円 |
NEOのサービス利用料が月額5,000円かかるとしても、人件費だけでも月135,000円の削減となり、7割以上の費用削減が見込めます。
そのほかにもWEB上で一連の作業が完結することにより、紙代、印刷代、郵送代、細かなコストの削減やドキュメント保管スペースがなくなるので、オフィスを縮小して賃料を下げたり、今まで保管場所となっていたスペースの有効活用などが見込めます。また、コスト面以外の効果としては以下の5つが挙げられます。
配布や回収の業務が不要となる
STAFF EXPRESSの年末調整申請機能はWeb上での申請となります。そのため事前に紙の申告書を配布し、回収するという業務は不要となります。スタッフがWeb上で入力して申請したデータはそのままダイレクトにSTAFF EXPRESSのシステムに反映されるため、内勤者はそれを確認して、問題がある点についてだけ対応すればよくなります。
いつでもどこからでも申請することができるため、派遣スタッフは申告書のために出社する必要がなくなります。派遣スタッフが普段出社するのは派遣先企業であるため、申告書のために人材派遣会社を訪れたり、郵送したりする手間がなくなることは歓迎されるでしょう。
業務が効率化される
入力画面から参考画像を参照できるため、「何を入力すればいいの？」と作業が止まってしまうことを防げます。また申請の際に画像を付けることもできるため、各種証明書の回収を待たずに、年末調整作業を進めることができ、余裕を持った作業ができるようになります。
テレワークが実現できる
STAFF EXPRESSはクラウド型のシステムなので、データはセキュアな状態でクラウド上に保存されます。そのため内勤者が出勤せずに自宅やサテライトオフィスから年末調整の業務を行うことも可能になります
。新型コロナウイルス感染症で発令された緊急事態宣言の期間中や災害時に出社できないような場合でも、テレワークによって業務を滞らせることなく進められるでしょう。
システムでの一元管理が可能
スタッフとの同意確認から、プロフィール申請、ドキュメント照会をあわせて利用すると、年末調整の一連の作業がすべてWeb上で完結できます。
派遣スタッフ側にとってもペーパーレスによって、同意確認の書類や各種帳票を手元で保管しておくという負担がなくなります。NEOを利用すればいつでも好きなときに必要な書類だけを照会することができ、大変便利です。
最新の法令に準拠できる
年末調整関連の法令が改正された場合は、STAFF EXPRESSのシステム側で法令改正に対応します。これは追加料金をいただくことなく保守の範囲内で対応しているので、御社で個々に対応しなくてもSTAFF EXPRESSを導入するだけで、常に最新の法令に準拠した年末調整が行えます。
STAFF EXPRESSの年末調整申請機能の使い方
STAFF EXPRESSの年末調整申請機能において、同意確認、プロフィール申請、年末調整申請、ドキュメント照会までをフル活用した使い方は以下の通りとなります。いかにスムーズに、そして簡単に作業が完了するか、ご理解いただけることでしょう。
①事前準備
NEOを利用してスタッフから年末調整の電子申請に関する同意をとります。年末調整の申請時期の告知を行い、期限までにNEOのプロフィール申請を利用してスタッフ情報を最新の内容に更新してもらいます。
②年末調整申請
スタッフが年末調整申請を行います。必要に応じて控除証明書等は画像を添付して申請し、原本はあとから郵送してもらうという形にもできます。内勤者は原本到着前でも先に作業を進めておくことができます。
③申請内容の確認
内勤者はスタッフから申請された申請内容の確認を行います。不備がある場合は差し戻しを行います。
④年末調整計算
内勤者は計算ボタンを押し、年末調整の計算を行います。1件ずつの計算処理も、まとめての計算処理も可能なので、御社にあったやり方で自動計算を進めましょう。
冒頭で人材派遣会社の年末調整が大変な理由として「雇用形態や給与体系が異なる」ことを挙げましたが、STAFF EXPRESSではスタッフそれぞれの雇用形態や給与体系の情報も登録されているため、システムがその情報を使って自動計算してくれます。
⑤各種申請書、源泉徴収票をNEOにアップロード
下記ドキュメントをNEOにアップロードします。スタッフはNEOを通してこれらのドキュメントを照会することができます。
- 給与所得者の基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書
- 給与所得者の保険料控除申告書
- 源泉徴収票
⑥関係省庁へ資料を提出する
STAFF EXPRESSの年末調整申請機能｜2023年のアップデート内容
STAFF EXPRESSの年末調整申請機能について、2023年には以下のアップデートを実施いたしました。
- 年末調整画面をリニューアルし、操作性を向上しました
- 還付金明細書(兼)年末調整計算書のレイアウトを変更しました
- STAFF EXPRESS NEO（派遣スタッフ向け）のドキュメント照会メニューに、還付金明細書(兼)年末調整計算書が登録できるようになりました
- 令和6年分の年末調整に必要な各種申告書等のテンプレート追加を行いました
- 年末調整データがあるスタッフの年末調整区分を変更した場合に、削除確認が表示されるようになりました
- 年末調整関連書類をSTAFF EXPRESS NEOに登録した後に修正を行う場合、登録された該当帳票を削除してからでなければ修正ができないようになりました
これらのアップデートの詳細はリリースノートをご覧ください。
STAFF EXPRESS リリースノート｜2023/10/11 年末調整関連他、大型アップデートを行いました。
また、2024年度には、以下のアップデート実施を検討しています。
- 年末調整の対象者をアンケート（設問）形式で特定できるようにします
- アンケートは前年の情報をもとにして回答できるようにします
今後も機能をブラッシュアップしていくことで、より快適に利用できる、時代に合ったシステム提供を目指してまいります。
多忙な年末も電子申請で業務負担を軽減しよう
2020年からの新型コロナウイルス感染拡大に伴い、社会全体のデジタル化が加速しています。年末調整の電子化も例外ではありません。年末調整の電子申請は企業の業務効率化のためにも必要不可欠です。人材派遣会社におけるスタッフ情報の管理から年末調整までワンストップで管理できるSTAFF EXPRESSを利用しない手はありません。
STAFF EXPRESSは人材事業運営の業務を網羅したオールインワンパッケージですので、わざわざ要件定義などをしてシステム開発をする必要はなく、スピーディーに導入してご利用いただけます。導入前にウェブミーティングによりシステムのデモンストレーションをご覧いただき、質疑応答や費用説明もいたします。人材事業の業務やSTAFF EXPRESSの製品に精通した認定インストラクターが、導入前の不明点などにもお答えすることができますのでお気軽にお問い合わせください。
ぜひSTAFF EXPRESSの年末調整申請を利用して、今年から年末調整のデジタル化を実現しましょう。
