人材派遣会社向けのソフトを比較する際のポイント

2020年3月18日

働き方改革が推進される今、正社員やアルバイトだけでなく、業務委託、フリーランスなど様々な雇用形態を自らのライフスタイルに合わせて選び働く人が増えています。
その中で、「派遣」という雇用形態を選ぶ人も一般的になり、大手から中小まで、さまざまな企業が人材派遣ビジネスを展開し、多くの企業が活用しています。
派遣会社にとって重要なのは、より多くのクライアントへ人材を派遣し就業してもらうことです。
多くの派遣スタッフと企業をマッチングすることが利益に直結するビジネスモデルですが、一方で、派遣のスタッフが増えるほど、一人ひとりの情報管理や勤怠管理のための工数が増えるのも事実です。
そこで今回は、派遣スタッフへの仕事振り分けやシフトの管理、給与計算などをよりスムーズに行うための、人材派遣会社向けのソフトについてご紹介します。

人材派遣会社向けのソフトを使っていますか?

「人材派遣会社向けのソフト」とは、言葉の通り、人材派遣会社向けに作られたソフトのことで、企業に派遣するスタッフの情報管理や勤怠管理、有給休暇の管理などを一括して行うためのソフトを指します。
では、なぜ、人材派遣会社向けの専用ソフトが数多く開発されているのでしょうか。
派遣会社には、他の業界とは異なる、特有の課題が数多く存在します。
例えば、

  • クライアントの企業に人材を派遣しているため、勤怠管理が煩雑になる
  • クライアントの企業によって、給与や休暇等の制度が異なるため管理が複雑になる
  • 多くの派遣スタッフの情報を上手に管理しきれない

など、さまざまな課題が挙げられます。
このような課題を解決するために、人材派遣会社向けに開発されたソフトが重要となってくるのです。
次に、人材派遣会社向けのソフトについて、詳しくご説明していきます。

人材派遣会社向けソフトで業務効率は改善できる

人材派遣会社の場合、前述したように、クライアントである企業に人材を派遣しているため勤怠管理が煩雑になる場合が多くあります。
タイムカードを使用している場合は、そのタイムカードを配布したり回収したりする手間もあり、「契約通りに勤務できているか」「残業は多すぎないか」など実際の働き方や状況も、電話やフォローのタイミングでしか確認することができません。
加えて、給与の支払いや有給休暇の付与などについても、他の業種とは異なる処理をしなければならないケースがあります。

このような複雑な処理をスムーズかつ正確に行えるようにするのが派遣会社向けのソフトで、記入ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーやダブルチェックなどの工数も大幅に減少させることができます。
また、このような基本的な勤怠管理だけでなく、派遣スタッフの個人情報や仕事の稼働状況、スキルの詳細や給与といったあらゆる情報を一元管理し、必要があれば、すぐに取り出して確認することも可能です。
こうした派遣会社向けのソフトを上手に活用し余計な工数を削減することで、業務はグッと効率化でき、より生産性の高い業務に集中して取り組むことが可能になります。
また、新しく派遣ビジネスをスタートする企業も派遣会社向けのソフトを導入することで、ビジネスをスムーズに推進することができます。

人材派遣会社向けの機能例

派遣会社向けのソフトにはさまざまな機能が搭載されていますが、どんな機能が備わっているかはそれぞれのソフトによって異なります。
それでは、派遣会社向けのソフトの代表的な機能をいくつかご紹介しましょう。

●派遣スタッフの情報登録・管理
スタッフの名前や住所などの個人情報はもちろん、スキルや稼働率、稼働状況、派遣スタッフとコーディネーターとの対応の履歴など、派遣スタッフに関する様々な情報を登録できます。
また、登録した情報は、検索機能によってすぐに確認でき、社内での共有もスムーズに行えます。

●求人案件の登録・管理
求人案件の登録、管理ができ、登録している案件の条件に合う派遣スタッフを選定しマッチングさせることもできます。
このマッチング機能をうまく利用することで、派遣スタッフに素早くマッチした求人案件を紹介することができます。

●派遣スタッフの契約の管理
以前は、紙で管理していた個別の契約情報を、ソフト上で管理できます。
派遣スタッフごとの業務内容や派遣期間など、個別契約情報の管理が可能です。

●派遣スタッフの勤怠、給与の管理
派遣スタッフごとの勤怠データ、シフト等が一括で管理できる機能です。
ソフトによっては、給与計算や請求書の発行をすることも可能です。
特に派遣スタッフの出勤データをタイムシートで管理していた場合、配布や回収に大きな手間と時間がかかっていましたが、派遣会社向けのソフトを活用することで、勤怠管理や給与計算など複雑で面倒になりがちな業務を一貫して行うことが可能になります。

以上が、派遣会社向けのソフトとして、必要不可欠な機能の代表例です。
これ以外にもさまざまな機能が備わったソフトがリリースされています。
派遣会社向けの、必要な機能が全て搭載されているソフトもあれば、一部の機能に特化しているソフトもあるため、導入する前には「必要な機能が揃っているか?」を確認し、自社の業務効率化にぴったり合う、派遣会社向けのソフトを選定してください。

【人材派遣会社向け】ソフトを選ぶポイント

派遣会社向けのソフトは種類も多く、機能やサポート体制なども様々です。
導入後に「派遣会社に向いていなかった、派遣会社の業務を理解したつくりになっていなかった」とならないよう、比較ポイントをまとめました。
ぜひ、それぞれの項目を一つずつ比較検討しながら、派遣会社向けのソフトを選んでくださいね。

提供会社の対応は要チェック

人材派遣会社向けのソフトを提供している企業はたくさんあります。
ソフト自体の機能などはもちろん重要な検討ポイントですが、サポート体制の充実度もしっかり確認することが大切です。
コールセンターがあり徹底した研修を受けたオペレーターが対応してくれる企業や、定期訪問やトレーニングセミナーを行っている企業などサポート体制は多種多様です。
また、契約の前にデモ機で体験ができる場合もあります。
導入してから、ソフトを上手に活用できず宝の持ち腐れになってしまっては勿体無いですので、疑問をすぐに解決できるか、効率アップにつながるためのサポート体制が整っているかも、比較の際のポイントにして下さい。
さらに、ソフトに関する問い合わせの時点で営業マンの対応が悪い、不安を感じるような対応という場合も、今後その企業と長い間やりとりをすることを考え、よく検討しましょう。

1つですべてが管理できるか

人材派遣会社での業務は、派遣スタッフの募集や面談、派遣先への営業、派遣スタッフのフォローやお金や勤怠、契約周りの事務作業など多岐に渡ります。
どの業務に工数がかかっているのか、ソフトを導入することで負担が減らせる業務は何かを整理し、必要な機能をまずは把握しましょう。
そして、自社に必要な管理機能が一つのソフトに備わっているかを確認してみてください。
想定していた全ての業務の管理に対応できないソフトもあります。
派遣会社向けのソフトを取り入れたものの「業務負荷が改善されない!」となる場合も少なくありません。
管理できない範囲を補うために、別のソフトやツールを使って二重管理をしたり、ソフトを最大限活用できないまま、元の業務フローに戻ってしまったりという状況に陥らないためにも、自社が管理したい業務が一括で管理できるか、効率的な運用ができるかをしっかり確認してから導入することが大切です。

カスタマイズに対応しているか

派遣スタッフの情報や、その他のあらゆる情報の管理形態は会社によって様々です。
例えば、給与明細や請求書などは会社によってもフォーマットが異なります。
導入を検討している派遣会社向けのソフトで想像しているフォーマットでの作成ができるか、またそれを柔軟に変更できるか、などはあらかじめしっかり確認しておく必要があります。
また、有休休暇の詳細な設定ができなかったり、検索機能が使いづらかったりするなど、ほんの少しの操作性や機能の欠如が、日々の業務負荷やストレスに繋がるケースもあります。
細かい設定や自由度の高いカスタマイズができるかなど、柔軟性の高い派遣会社向けのソフトを選ぶようにしましょう。

改良され続けられているか

人材派遣会社にとって決して無視できないのが、『労働者派遣法』や『労働契約法』などの法令です。
また、法令は時代とともにどんどん改正が行われます。
そのため、人材派遣会社向けのニーズをおさえた機能が備わっているのと同時に、 法改正にも迅速なバージョンアップで対応しているかどうかも、極めて重要になります。
また、マイナンバーのように、今までに存在しなかったものが新たに国によって作られた場合も、それらに対応した管理ソフトでなければ、業務に支障が出てきます。
法令を遵守して業務を行わなければ、派遣事業の許可取消や事業廃止命令などの行政処分を受ける可能性もありますから、派遣会社向けのソフトを活用することで、法令を遵守した業務運営ができるかどうか、機能を備えるために随時バージョンアップを行っているかどうかも、しっかりと確認するようにしてください。
また、バージョンアップをすることはもちろんですが、そのバージョンアップが法改正のタイミングに対して遅れを取らずに対応しているかも確認して、派遣会社向けの管理ソフトを選ぶようにすると良いでしょう。

派遣スタッフや派遣先の満足度アップに繋がるか

人材派遣のビジネスは、人材派遣会社と派遣先企業、派遣スタッフの三者が密接に関ります。
また、派遣会社の中でも、営業、コーディネーター、経理など様々な職種の方が様々な業務を担当しています。
多くの方が使う管理ソフトになるので、操作性が簡単であること、シンプルな設計であり、誰にとっても使いやすいことも重要なポイントとなります。
自社だけではなく、「スキルの高い派遣スタッフさんをマッチングしてもらえた」「勤務報告や休暇申請が簡単になった」「勤怠管理や給与計算など、日々の煩雑な業務が円滑に行えるようになった」など、人材派遣会社向けのソフトを活用することで、三者全員の満足度アップに繋がるかどうかという点も鑑みながら、ソフトを選定すると良いです。

人材派遣会社向けのソフトならSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)

上記の機能やポイントを網羅できるオススメの人材派遣会社向けのソフトが、弊社が提供する「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」です。
STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は、人材派遣、人材紹介、業務請負の業務がワンストップで管理できる、人材派遣会社向けの『オールインワン人材総合管理ソフト』です。

以下に、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の特徴を5つご紹介します。
ぜひ、人材派遣会社向けのソフトを選ぶ際に、参考にしていただければと思います。

<特徴1> 一元化されたオールインワンパッケージ
STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)のソフト1つで、派遣・請負・紹介の業務管理をワンストップで行うことができます。
また、SFAや受注管理、コンプライアンス等の機能も備わったオールインワンの製品です。
派遣先との連携機能もあり、派遣先とのやり取りもこのソフトを通して進めることができます。

<特徴2> 圧倒的なコストパフォーマンス
ソフトの導入にあたり、重要な検討項目となる価格。
STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)では、価格は品質の一部と捉え、高品質かつ低価格を実現しています。
圧倒的なコストパフォーマンスでソフトを提供していますので、ぜひお問い合わせください。

<特徴3> 継続的なブラッシュアップ
継続的な品質向上やバージョンアップを重要視しており、初回のリリースから1万点以上の改修や改善、機能拡張を実施しています。
変化し続ける派遣ビジネス業界において、必要な機能を追加したり、仕様を変更したりと柔軟に対応しており、法令の改正にも迅速に対応しています。

<特徴4> 使いやすさとわかりやすさを徹底的に追求
豊富な機能を全ての人が使いこなせるよう、操作のしやすいインターフェースを使用し、使いやすさを実現しています。
また帳簿を出力する時は、使いやすいエクセルにて行うことが可能です。
細かい設定ができたり、カスタマイズの相談も可能なので、幅広い企業で活用することができます。

<特徴5> 全国均一の安心サポート体制
全国均一の専門サポート体制を構築しています。
困った時に直接サポートを受け、すぐに解決することができるので、安心してソフトを利用することができます。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

派遣業務に必要な情報管理や事務処理をスムーズに行う『人材派遣会社向けのソフト』をご紹介しました。
ぜひ、業務効率を向上させるために、導入を検討してみてはいかがでしょうか。