人材派遣管理ソフトのメリットやシステム選びのポイントは？
様々な雇用形態で働くことが当たり前になりつつあります。
その中でも派遣については、厚生労働省の集計結果では業界全体で売上高が上昇傾向にあります。
つまり、それだけ多くの人が派遣社員として働き、多くの企業が派遣社員を雇っているということになります。
ということは、スタッフを派遣する人材派遣会社の業務量も増え、社員の負担が大きくなっていっているといえます。
派遣スタッフごとに異なる入社フローや勤務時間、勤怠の管理に追われ、請求管理や入金の確認、派遣先に契約を継続してもらうためのフォローなどもあり、人材派遣会社はパンク寸前です。
だからこそ、派遣スタッフの採用や業務管理、給与支払いなどすべてを担う、スマートな人材派遣管理ソフトが必要とされています。
今回は、そんな人材派遣管理ソフトについてお話していきたいと思います。
人材派遣管理ソフトとは
人材派遣管理ソフトとは、派遣会社の業務管理のための機能を備えたソフトのことです。
例えば登録スタッフの履歴書を紙で管理すると保管場所に困ります。
PDFやExcelで管理すると、検索したり、社内で最新の情報を共有するのに不向きです。
人材派遣管理ソフトを使えば、すべての登録スタッフの情報を1つのソフトに集約し、条件検索や社内共有が容易になります。
スタッフ管理以外にも、営業先の管理や請求情報の管理、勤怠データの集計と給与計算など、人材派遣管理ソフトを使うことで、人材派遣会社の負担は軽くなり、業務効率はアップします。
仮に人材派遣会社の営業所が複数あったとしても、それぞれが同じ人材派遣管理ソフトに情報を入力しておけば、どこの営業所もいつでもリアルタイムの情報を確認することができます。
人材派遣管理ソフトに必要とされる機能は年々増えており、給与形態の異なる派遣スタッフにそれぞれ対応できる機能や外国人の在留資格の管理など、時代に合わせて多種多様な機能が必要とされているのです。
人材派遣管理ソフトの種類は多く、それぞれどこまでの機能を有しているのか、違いがあります。
そのため、人材派遣管理ソフトといっても、何ができるのか、どのような人材派遣会社に向いているのか、どのように使用するのか、それぞれ異なります。
人材派遣会社は人材派遣管理ソフトのメリットを理解し、どのようなソフトが自社に必要なのか、適切に判断する必要があります。
もし適切なソフトを選べなければ、人材派遣管理ソフトのメリットを十分に引き出すことはできません。
人材派遣管理ソフトのメリット
人材派遣管理ソフトには複数のメリットがあります。
それぞれ具体的に説明していきたいと思います。
業務効率の改善
人材派遣管理ソフトのメリットとしてまず挙げられるのが、業務効率の改善につながる点です。
前述したように、登録スタッフの最新の情報を会社全体で共有・保管したり、派遣しているスタッフの勤怠集計や給与、派遣先への請求額の計算などが自動になったりすることで、人材派遣会社の仕事は格段に楽になります。
人材派遣管理ソフトを使わずにこれらの業務を行うとすると、まず派遣スタッフの勤怠データを取るための勤怠管理ツールを導入したり、場合によっては紙で申請してもらったりする必要があります。
そのデータと派遣先との契約で取り決めた報酬額を元に、派遣先に請求する金額を算出し、請求書を作成します。
そして派遣スタッフの給与も計算し、派遣スタッフへ支払う必要があります。
Excelを使えば自動で計算することは可能ですが、どうしてもデータを付き合わせる作業やExcelに元データを入力する際に、人の手作業が介在することで、ミスが生じてしまうリスクが高くなります。
一方、人材派遣管理ソフトを使えば、勤怠の集計も、給与計算も、請求書の発行もボタン1つで終わらせることができます。
工程の中で人の手が介在する回数を減らすことで、ヒューマンエラーによるミス発生を防ぐことができると同時に、作業効率も改善していくことができるのです。
セキュリティ面の改善
人材派遣会社には多くの個人情報があります。
派遣スタッフの個人情報の取り扱いについては非常に慎重に行わなければなりません。
派遣スタッフの個人情報を紙のままだったり、開いたらすぐに内容がわかってしまう形のデータのまま保存したりすることは危険です。
情報漏えいを防ぐためには、個人情報のデータを暗号化したり、暗号化した上で分断して保存したりといった対応が必要です。
人材派遣管理ソフトを制作する企業は、このような人材派遣業の背景を理解していますので、データ保存におけるセキュリティがしっかりしている人材派遣ソフトを開発・提供しています。
自社独自にデータの暗号化や分断化を行うのは専門的な知識や技術が必要なため難しいでしょう。
しかし人材派遣管理ソフトを使えば、誰もが簡単に情報を安全に保管することができるのです。
さらに、社外からの攻撃による情報漏えいだけでなく、社内からの情報漏えいが起こらないような対応が必要です。
「ある企業の従業員が顧客情報のリストを外部に売っていた」なんて事件もありますから、権限レベルによってアクセスできる情報を制限したり、機能を制限したりすることができる人材派遣管理ソフトはそのような対策にも有効です。
また、誰がいつどのデータを編集したかどうかが一目で分かる操作ログを残せる人材派遣管理ソフトもあります。
情報保護の重要性が年々高まっている現代では、ただ機能面が優れていて便利であるだけでなく、セキュリティ対策ができていることも大切です。
営業・契約状況の可視化
人材派遣会社はより多くの派遣スタッフを採用し、より多くの企業に派遣することで、利益を増やしていくことができます。
つまり、稼動していない登録スタッフが多かったり、案件はあるのにスタッフを配置できていない案件があったりする状態は避けたいはずです。
そこで、すべての登録スタッフの情報を稼働中かそうでないかがわかる状態で保管したり、配置が済んでいない案件がどのくらいあって、具体的にどのような人材を必要としているのか、ぱっと見ただけでわかるように管理するには、どうしても人材派遣管理ソフトのようなツールを使うしかありません。
人材派遣管理ソフトなら、稼動していないスタッフのみの一覧を作成したり、その中から未配置の案件に条件の合うスタッフを検索することも可能です。
統計や分析の機能がある人材派遣管理ソフトなら、スタッフの稼働率を自動で計算してくれ、稼動が少ないから企業への営業に力をいれるべきなのか、稼動しているスタッフばかりなので派遣スタッフの採用に力を入れるべきなのか、即座に判断しやすくなります。
請求・支払関連の改善
請求や支払に関するミスは派遣先の企業や派遣スタッフからの信用を失う原因になります。
場合によっては訴訟に発展するなど、ミスの中でもお金に関するミスは大きなトラブルを引き起こすこともあります。
勤怠と同様に、人の手が入ることでミスが生じるリスクが高まりますので、可能な限り自動で、正しく請求・支払が可能な仕組みを持つことが重要です。
人材派遣管理ソフトなら、請求管理や支払管理の機能もあるため、請求や支払に関する心配を減らすことができます。
さらに派遣スタッフへの支払タイミングはスタッフや仕事の内容によって異なるため、月に1度では終わりません。
毎日、誰かしらに支払が生じることもあり、経理の負担となってしまいますので、自動化でいかに業務負担を軽減できるかという点も大切です。
スタッフ管理の改善
人材派遣管理ソフトは人材派遣会社の業務を便利にする機能のみのものもあれば、派遣スタッフ用に機能が用意されいているものもあります。
派遣スタッフはその機能を使って勤怠や有休の申請を出したり、募集している仕事を見て応募したり、人材派遣会社の担当者に問い合わせたりすることが可能です。
これらが可能になると、派遣会社は派遣スタッフとしっかりとコミュニケーションをとることで、派遣スタッフの派遣会社に対する信用をアップさせすることができたり、メンタル面などが原因で離職しそうな派遣スタッフに対して早期に対応ができたり、スタッフの管理が今以上に容易になります。
人材派遣管理ソフトの中でリストとなっているスタッフ情報を見るだけでは分からない、派遣スタッフの現在の状況を把握することができます。
人材派遣管理ソフトを選ぶ際のポイント
人材派遣管理ソフトを選ぶ際のポイントとして、どのような点を重要視すべきなのでしょうか。
人材派遣ソフトを選ぶ際のチェックポイントをいくつかご紹介します。
時代に合わせてアップデートしているか
人材派遣業は労働者派遣法のような法令に深く関わっています。
そのため、人材派遣管理ソフトはそれらの法令に対応した多様な機能が搭載されていることが当たり前に求められるようになりました。
そのためには、ソフトの定期的なアップデートが必要だということは言うまでもないでしょう。
しかし人材派遣管理ソフトを法令改正に伴いアップデートするには、「人材派遣業に関わる法令について最新情報を常にチェックしていること」「法令改正に伴い、人材派遣会社の業務がどのように変わるか想定できること」「変更された業務フローに対してどのような機能のアップデートが必要か考えられること」「必要なアップデートの反映を即座に完了させられる対応力があること」などがソフト開発側に求められます。
しかし、ソフト開発の技術力があっても人材派遣業に対する知識が不足していたり、技術力も知識もあるのに仕事量が多すぎるため手が回らず対応が遅かったりするケースがあり、すべての人材派遣管理ソフトが時代に合わせた迅速なアップデートに対応しているわけではありません。
オールインワンパッケージか
人材派遣管理ソフトは、オールインワンパッケージのものを選ぶべきでしょう。
ソフト1つで、スタッフ管理も、営業管理も、配置も、勤怠管理も、給与計算も、請求管理も、ありとあらゆる人材派遣会社の業務を管理できれば、非常に便利です。
一部の機能がなく、他のツールと併用しなければいけない人材派遣管理ソフトを使うと、やはりミスが起こったり、作業効率を低下させたり、導入コストの増加を招いたりする原因となります。
派遣スタッフや派遣先向けの機能があるか
派遣スタッフや派遣先と連絡が取りやすい連携機能があれば、人材派遣会社に対する両者からの評価をアップさせることができるでしょう。
使いやすい機能であれば、派遣スタッフはそれを通じて仕事へ応募しやすくなり、派遣先企業は新たにスタッフを採用したい仕事があれば人材派遣会社にすぐに依頼しやすくなります。
派遣スタッフにすばやくスタッフ募集中の仕事を紹介し、配置を完了できれば、対応力のある派遣会社だと派遣先に評価され、契約を継続してくれやすくなったり、新しい契約が発生したりする可能性もあります。
カスタマイズ可能か
これまでにお話ししてきただけでも、人材派遣管理ソフトには多様な機能が必要であるということが分かっていただけたのではないでしょうか。
では、結局どのような人材派遣管理ソフトが便利なのでしょうか。
理想は、オールインワンパッケージとして最低限必要な機能はすべて搭載された上で、企業ごとに異なる運用方法や働き方に対応した機能をカスタマイズして、最適な形で利用できるソフトではないでしょうか。
カスタマイズが可能であるのか否か、導入前に必ずチェックしておきましょう。
サポート体制は万全か
いかに便利で使いやすい人材派遣管理ソフトといえど、導入して最初のころに使いこなせるとは限りません。
分からない点や、急にエラーが生じてしまう可能性があります。
そのようなときに、サポート体制が整っている人材派遣管理ソフトであれば、サポートに連絡をして対処法を教えてもらったり、実際に会社に訪問してソフトを見てもらったりすることができます。
導入して終わりではなく、その後の運用が大切ですから、導入後にしっかりサポートしてくれる企業の人材派遣管理ソフトを選ぶことをおすすめします。
人材派遣管理ソフトならSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）がおすすめ
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派遣スタッフや営業先の管理、受注、配置、勤怠、給与計算、年末調整、請求書作成など、すべての機能が1つのソフトにまとまったオールインワンパッケージで、必要であればカスタマイズにも対応しているため、多くの人材派遣会社にとって、もっとも適した形で人材派遣管理ソフトを提供できます。
「現状維持は後退」という意識の元、常にソフトをブラッシュアップしていますので、法令改正等、状況の変化にも即座に対応いたします。
お問い合わせいただければ、デモンストレーションにてSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）についての詳細をご説明し、不明点等にも回答いたします。
人材派遣会社で業務効率をアップされたいとお考えでしたら、一度お気軽にお問い合わせいただければと思います。
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まとめ
人材派遣管理ソフトは、自社に最適な製品を選ぶことができれば、業務効率をアップし、更なる売上アップを目指していけるものです。
もしまだ導入をしていないのであれば、ぜひ一度利用を検討してみてください。
きっと導入前と導入後での違いに驚くことでしょう。
