STAFF EXPRESS「NEO」人気の機能7選を解説

2023年10月12日

総務省統計局による労働力調査によると、2022年の非正規職員・従業員数は2,101万人で、前年に比べて26万人の増加(3年ぶりの増加)となっています。非正規の被雇用者には派遣社員も含まれますが、派遣社員人口が増えれば人材派遣関連業務の効率化は急務になるといえるでしょう。

このような効率化はシステムの力を借りて進めることが重要です。そこで今回は、人材ビジネスを手がけるスタッフエクスプレスが提供する、派遣スタッフ向けのクラウドサービスである「STAFF EXPRESS NEO」について紹介します。

参考:総務省統計局による労働力調査

 

STAFF EXPRESS「NEO」とは?

まずは「STAFF EXPRESS NEO」の概要について、人材ビジネス向け業務管理システム「STAFF EXPRESS」や派遣先向け業務クラウドサービス「PARTNER」との関係性や、STAFF EXPRESS全体の業務フローとともに紹介します。

 

NEOは「派遣スタッフ向けのクラウドサービス」

派遣スタッフが行う各種手続きは、スケジュール申請や勤怠の打刻はもちろん、契約・給与照会など多岐にわたります。この手続きにかかる労力が大きいと、スタッフのストレスにつながり派遣会社への不信感につながりかねません。そのため、派遣スタッフが行う各種手続きはできるだけ手軽にできるようにしておきたいところです。

こういったときに便利なのが、本記事で紹介する「STAFF EXPRESS NEO」です。

「STAFF EXPRESS NEO」は派遣スタッフ向けのWebアプリケーションサービスです。NEOを導入すれば、派遣スタッフの「スケジュール申請」「シフト照会」「勤怠打刻」などの操作が、タブレットやスマートフォンなどから簡単におこなえるようになります。

派遣スタッフがいつ、どこにいても手軽に手続きできるようになるため、スタッフにかかる労力を軽減できます。

ちなみに、派遣スタッフがNEOから行う手続きの情報はクラウド上で「STAFF EXPRESS」と連携されるようになっています。連携については以下で詳しくご紹介します。

 

「STAFF EXPRESS」や「PARTNER」との関係

派遣スタッフ向けのクラウドサービスである「STAFF EXPRESS NEO」は、人材ビジネス向け業務管理システム「STAFF EXPRESS」および派遣先向け業務クラウドサービス「PARTNER」と連携したサービスです。

 

<各ツールの関係>

STAFF EXPRESS … 派遣元向け

STAFF EXPRESS PARTNER … 派遣先向け

STAFF EXPRESS NEO … 派遣スタッフ向け

 

この3種類のサービスが相互に連携し合って構成されています。

 

STAFF EXPRESS全体の業務フロー

こちらの図にて、「STAFF EXPRESS」「NEO」「PARTNER」を組み合わせて活用した場合の全体像をまとめています。ご覧の通り、さまざまな場面で各ツールが活用され、それぞれのデータが相互に連携されていることがわかります。

真ん中の「STAFF EXPRESS」は、大まかに分けると「スタッフ管理」「マッチング」「勤怠・給与」「その他手続き」を担っています。

例えば「スタッフ管理」においては、派遣スタッフから「NEO」を通じてオンライン応募があった際に、「STAFF EXPRESS」側で応募者管理とスタッフ管理が行えるようになっています。

「マッチング」においては、派遣先から「PARTNER」を通じて発注申請があった場合に「STAFF EXPRESS」で案件を確認し、派遣スタッフに仕事照会を行う、といった流れになります。

 

このように、「STAFF EXPRESS」「NEO」「PARTNER」は人材派遣のさまざまな業務の効率化に活用でき、その一部を担っているのが、今回紹介する「NEO」なのです。

 

NEOの導入によって実現できること

では、「STAFF EXPRESS NEO」の導入により、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは「ペーパーレス化」と「勤怠管理ゼロ」についてご紹介します。

 

応募/採用から給与までをペーパーレス化!

派遣スタッフ用のシステムである「STAFF EXPRESS NEO」は、求人への応募から契約照会と採用、給与照会まであらゆる手続きがアプリで完結するため、紙媒体での手続きが必要ありません。「STAFF EXPRESS NEO」は、手続きのペーパーレス化を可能にします。

 

勤怠管理ゼロを実現!

「STAFF EXPRESS」で確定したシフトは、「STAFF EXPRESS NEO」で簡単に確認できます。シフト確認後、派遣スタッフはアプリ上で勤怠を入力し、入力された情報は「STAFF EXPRESS」に自動的に取り込まれます。取り込まれた勤怠情報は「STAFF EXPRESS」側で確認可能になるため、事実上、派遣元での勤怠管理に関する作業ゼロが実現するのです。

 

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NEOの人気機能7選を詳しく解説!

ここでは、「STAFF EXPRESS NEO」の人気機能を7点紹介します。「STAFF EXPRESS NEO」を導入することで、さまざまなメリットが得られます。

 

【NEOの人気機能1】求人媒体の応募者データを自動取り込み

自社サイトはもちろんのこと、さまざまな求人媒体から送信される応募者データは15分ごとにNEOからSTAFF EXPRESSに自動で取り込まれます。そのため、複数の求人媒体から送信される応募者情報の一元的な管理が可能です。

また、応募者情報の取り込み時には応募者に対して、SMSにて自動で「御礼メッセージ」と「面接日程調整用URL」が送付されるため、応募者ごとに人力で対応する必要がありません。派遣元の応募者管理業務における労力削減に最適な機能です。

なお、応募者側にもメリットがあり、応募時に本人確認書類や履歴書を添付して同時に提出することが可能になります。これにより一回の応募で「本人確認」と「履歴書提出」まで完了するため、応募者側の負担も削減可能です。

 

【NEOの人気機能2】スタッフによるプロフィール申請

派遣スタッフのプロフィール入力・更新はNEOを通じて派遣スタッフ側で完結します。「業務経歴」「資格」「スキル」「振込口座」「就業希望条件」など、派遣スタッフのプロフィール項目は多岐にわたりますが、全てオンライン入力で完結するため、派遣スタッフ側の利便性が向上します。

また、派遣元企業では、派遣スタッフから申請されたプロフィールの内容を再度入力する必要はなく、派遣スタッフによって更新されたプロフィール情報を確認するのみです。派遣スタッフのプロフィールは人材配置・マッチングに必要不可欠な要素のため、間違いがあってはなりません。プロフィール申請作業にかかる業務が多くなると、適切な人材配置に支障をきたす恐れがありますが、ペーパーレス化による紙媒体からの脱却と、派遣スタッフによるプロフィール更新によって、派遣元の負担は約9割削減されます。

この結果、適切なマッチングに力を入れられるため、派遣スタッフと派遣先双方にとって良い影響が生まれるでしょう。

 

【NEOの人気機能3】スタッフの同意確認

派遣スタッフとの同意確認が全てオンラインで完結するのも、人気の機能の一つです。同意確認の内容は、以下の通りさまざまな項目があります。

 

<合意形成>

  • 入社時契約書
  • 入社時の研修確認書
  • 秘密保持契約書
  • 給与明細の電子交付合意
  • 給与前払いルールの合意
  • その他業務管理の上での合意
  • 労使協定の合意

 

<意思確認>

  • 契約更新の意思確認
  • 無期雇用転換の意思確認
  • 労働者代表選挙の立候補
  • 推薦者などの確認
  • 雇用安定措置
  • キャリア形成に関する希望
  • アンケート
  • 安否確認

 

<社内告知>

  • 就業規則
  • 社内規定
  • 福利厚生

 

こうした複数の内容について、紙媒体ではなくオンラインで完結できるため、業務における負担が削減されるだけではなく、情報管理も安全に行うことが可能です。

プロフィール申請や同意確認は、紙媒体での管理だとどうしても数が膨大になり、派遣元における負担が大きくなってしまいますが、ペーパーレス化によってこうした負担は大きく軽減できます。

 

【NEOの人気機能4】契約照会

派遣スタッフにとって、就業条件の確認は非常に重要です。しかし、紙媒体での契約照会業務は、派遣スタッフと派遣元にとって負担を強いる作業でもあります。

NEOなら、STAFF EXPRESSからNEOへと完全ペーパーレスで就業条件明示書を公開できるため、明示書の送付にかかる作業・印刷・郵送コストが一切なくなります。

派遣スタッフがツール上で明示書の同意チェックを付けるだけで確認が完了したことになり、労務管理をする上での証拠が残るため効率的といえます。

派遣スタッフ300名を想定した場合、NEOを通じた契約照会業務によって、従来では約15時間かかっていた作業時間を15分まで削減できます。

 

【NEOの人気機能5】給与・賞与の支給照会

給与や賞与の明細を簡単に確認できるのもNEOの大きな強みです。単に支給額を確認できるだけではなく、勤務日数や勤務時間の集計結果や1日ごとの勤務明細など、細かく確認できます。

また、給与明細、支給明細は印刷することができ、紙の明細が必要なスタッフにとっても優しい仕組みとなっている点も魅力です。

派遣元企業としては、支給明細を送付するのにかかる作業・印刷・郵送コストが削減されます。こちらも派遣スタッフ300名を想定した場合、従来15時間かかっていた作業を約1分程度にまで短縮可能です。

 

【NEOの人気機能6】シフト照会

STAFF EXPRESSでは、派遣スタッフのシフトスケジュールを設定の上、派遣スタッフに提示することが可能です。STAFF EXPRESS側で確定された配置をシフトとして公開することで、派遣スタッフはアプリを通じて自身のシフト状況を簡単に確認できます。

派遣スタッフ300名を想定した場合の派遣元の業務時間は、従来25時間かかっていたところをゼロにできます。

 

【NEOの人気機能7】勤怠申請

シフト照会で公開されたスケジュールに基づき、派遣スタッフは出退勤と時間報告(起床・出発・到着など)ができます。打刻された情報はSTAFF EXPRESS側に実績として取り込まれるのと併せて、派遣先のサインが付いている証拠もスマホで画像として申請可能です。つまり、申請された時間と証拠を比較して実績を管理できるということになります。

こうした機能のメリットとして、まずは派遣スタッフの時間報告を簡単に把握できる点が挙げられるでしょう。場合によっては派遣スタッフが時間に遅れることもあり得ますが、そのような場合でも迅速な対応が可能です。また、勤怠実績の手入力が排除されるため、業務時間の短縮効果は従来のものからゼロにまで短縮されます。

他にも、自動通知機能によって出退勤の打刻漏れを防ぎ、業務負荷を削減することも可能です。PARTNERとの連携によって、派遣先の承認を得た実績の取り込みが可能となるため、より効果的な管理ができる点は大きなメリットといえるでしょう。

 

なお、派遣スタッフの出退勤作業においては、「QR出退勤」機能が役立ちます。これは、PARTNERに出退勤の管理を行うQRコードを表示し、派遣スタッフがコードを読み取ることで勤務管理が可能となる機能です。QRコードはタイムシートの役割を果たし、この機能により出退勤報告にかかる業務管理コストをゼロにまで削減できるのです。

 

まだまだある!STAFF EXPRESSの便利機能

2021年度の法改正により、「電子帳簿保存法」への対応が急務となっています。2023年12月31日までは猶予期間が設定されていますが、2024年1月1日からは義務化されるため、電子取引におけるペーパーレス化に迅速に対応しなければなりません。

 

STAFF EXPRESSでは、契約締結業務や請求管理業務において、電子帳簿保存法に対応した業務管理が可能となっています。

契約締結業務は、派遣先と派遣スタッフそれぞれに対して関連書面を完全オンラインにて送付可能です。派遣先には、「労働者基本契約書」「労働者個別契約書」「請負個別契約書」「派遣通知書」「派遣先管理台帳」「見積書」を、派遣スタッフには「労働条件通知書」をそれぞれ完全ペーパーレスで送付できます。派遣先も派遣スタッフも、送付された関連書面を確認後、ボタン一つで同意・承認が可能となるため、関係者全員の負担軽減に役立つでしょう。また、法令に対応した帳票のテンプレート提供も実現しており、レイアウト変更も自由自在です。

請求管理業務については、請求書の公開と同時にメールにて派遣先の担当者にお知らせが届くため、伝達を忘れる恐れがなく、効率化を実現できます。公開された請求書はPDFにてダウンロード可能です。

 

また、電子帳簿保存法はもちろん、インボイス制度にも対応しています。

 

他にも、リアルタイムで多角的な経営分析(50以上の項目を最大で4つ組み合わせて確認可能)ができ、会計システムは汎用的に設定可能な出力機能が付いているため、経営状況の把握に便利です。

メールだけではなく、各種SNSやコミュニケーションツールとも連携しており、派遣スタッフが気軽にコミュニケーションを取れるようになっているのも「STAFF EXPRESS」の魅力です。

 

人材派遣の各種業務を効率化「STAFF EXPRESS」について詳しくはこちら

人材派遣業務の効率化や、法令対応、派遣スタッフや派遣先との円滑なコミュニケーションなど、STAFF EXPRESS、NEO、PARTNERにはさまざまなメリットが存在します。

現在の業務をより効率的に進めたい場合は、ぜひ当サービスの導入をご検討ください。

 

詳しい情報はこちらのWebページにてご確認いただけます。

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