年末調整に伴う人材派遣業の業務を楽にするには？管理システムがおすすめ
年末調整と言う言葉は、働いている人なら誰でも1度は耳にしたことがありますよね。
年末調整に対して、「毎年、年末調整の手続き方法を調べながら行っている」「書類の内容がややこしい」などのイメージを抱いている人も多いかもしれません。
特に人材派遣会社では「年末調整＝手間がかかる」というイメージかもしれません。
そんな難しい手続きという印象を抱かれやすい年末調整ですが、年末が近づくにつれて行うべき時期は必ずやってきます。
毎年行う作業だからこそ、これからは手続きに迷うことなく快適にサクサクと進められたら良いと思いませんか？
今回は人材派遣会社の年末調整について、年末調整が必要な理由や、人材派遣会社が年末調整をするうえで導入するべきシステムなどについて詳しくご紹介します。
なぜ年末調整が必要なのか
それでは早速、なぜ年末調整が必要なのかについて解説します。
年末調整は、簡単に言うと正しい金額の税金を納めるために必要な手続きです。
会社や雇用主からお給料をもらって働いている人たちが、今年はいくら収入があったのか、それに合わせていくら税金を納める必要があるのかを正しく計算するための手続きを年末調整と呼んでいるのです。
中には、年収の金額やその他の理由によって年末調整をする必要のない人たちも存在しますが、一般的にはパートやアルバイト、フリーランスなど働き方には関係なく年末調整を行うことが多いでしょう。
そんな、多くの人がやらなければならないうえに面倒なイメージのある年末調整ですが、人材派遣会社の年末調整は特に大変です。
ちなみに、個人事業主は年末調整が基本的に不要とされています。
しかし、注意が必要なのは、個人事業主でも人を雇った場合は必ず年末調整をする必要があることです。
そちらの理由についてもお話していきます。
人材派遣業の年末調整は派遣会社の仕事
先ほど、個人事業主は年末調整が不要とされているが、個人事業主が社員を雇った場合には年末調整が必要になるとご説明しました。
それは、会社や雇用主に雇われて働いている社員は、原則その会社側が年末調整を行うことが決まっているからです。
個人事業主が社員の年末調整を行わなければ社員がすべて自分で行わなくてはならないということになるため、社員の年末調整は会社や個人事業主の仕事だと言えます。
一方で、派遣スタッフは人材派遣会社を通じてそれぞれの会社に勤めています。
要するに、会社と契約を結んでいるのは人材派遣会社であり、派遣スタッフはその人材派遣会社から派遣された一社員ということになります。
そのため、派遣スタッフとして会社で働く社員の年末調整は、派遣先ではなく人材派遣会社の仕事ということになるのです。
派遣スタッフは、人材派遣会社から年末調整の書類などを受け取り、派遣会社に提出することですべての年末調整を行ってもらうことになります。
ちなみに、年末調整の書類を人材派遣会社に期限内に提出し忘れてしまうと、派遣スタッフは自分ですべての手続きを行わなければならない場合もあるようです。
いきなり年末調整の書類を一から自分で作成するのはとても大変なので、派遣会社に対する派遣スタッフの満足度向上のためにも、年末調整の書類は余裕を持って提出してもらえるように人材派遣会社はサポートしていくことが必要になります。
人材派遣業の年末調整が大変な理由
上記でも少し触れたように、人材派遣業の年末調整はとても大変です。
その理由として、派遣スタッフはあくまでも人材派遣会社から派遣された社員であり、その会社と契約を結び、時給や勤務日数などを決めているのは人材派遣会社だからという点があります。
人材派遣会社は派遣先の様々な会社に勤める派遣スタッフに合わせて、それぞれ異なる契約内容に沿って給与の管理や年末調整を行っています。
全員が同じ契約内容をベースとして同じ場所で勤務している正社員と派遣スタッフとではその点でも大きく異なるので、人材派遣会社の年末調整はとても大変だと言えるでしょう。
これら以外にも、人材派遣業の年末調整が大変な理由は様々あります。
以下でさらにその理由を詳しくご紹介していきます。
そもそも年末が忙しい
年末年始は多くの会社がお休みに入りますよね。
そのため、年始の仕事初めからしばらくの間は休暇中に問い合わせなどで届いていた大量のメールの対応にも追われることになります。
これは人材派遣会社に限ったことではありませんが、社員は年始の忙しさを見据えて年末のうちに様々な業務を進めておいたり、優先順位をつけて仕事を終わらせておく傾向にあります。
加えて、派遣スタッフによっては新年や新年度に向けて雇用形態を変えたり、転職を考えはじめる人も増えてくる時期です。
転職には退職手続きや他の企業との面接のセッティング、入社の手続きなども伴うので、当然人材派遣会社は忙しくなります。
そこに年末調整の業務も発生するわけです。
派遣スタッフごとに計算が必要
派遣スタッフは、それぞれのライフスタイルに合わせてフルタイムや時短勤務制度、シフト制など様々な働き方をしています。
給与形態も日給制や月末締めなど派遣スタッフごとに異なるため、それぞれのスタッフに合わせてすべての派遣スタッフの年末調整を正確に素早く行うことはとても大変です。
様々な雇用形態、多様な働き方が当たり前になりつつある現代では、ワークライフバランスを大切にする企業が増えてきています。
具体的に言うと、リモートワークやフレックス制、時短勤務などですね。
どれも子育てや介護などをしながら仕事をしている人たちにとって非常に便利な制度で、それらを取り入れている会社や社員も増えています。
それは派遣スタッフも同様で、必ずしもフルタイムではなく時短勤務制度などを活用している派遣スタッフもたくさんいるようです。
そんな派遣スタッフの多様な働き方を支えているのは人材派遣会社であり、書類選考から入社手続き、給与管理やシフトに至るまでのすべての業務を請け負っている人材派遣会社は、派遣スタッフ個人に対しての業務がとても多く、常に忙しいという状況に陥りやすくなっています。
証明書の提出が必要な場合もあるため
年末調整では、生命保険料控除証明書、住宅ローン控除証明書、住宅借入金年末残高証明書、前職の源泉徴収票などの証明書の提出も必要になるケースがあります。
もちろん、生命保険料控除証明書は生命保険に入っている人、住宅ローン控除証明書は住宅ローンを組んでいる人が対象ですから、人によって当てはまるものが異なります。
複数枚の証明書を提出しなければいけない人がいる一方、1枚も必要ないという人もいます。
そして、その証明書は各生命保険会社や税務署などから送付されるため、手元に届くタイミングがバラバラで、すべての書類が手元に届くのが年末調整の申請ギリギリになってしまうことがあります。
特に人材派遣会社の場合、派遣スタッフの手元に届いてから派遣会社に提出されるまでのタイムラグもあるため、提出する証明書の種類が多い人ほどギリギリの提出となり、人材派遣会社の担当者は少ない時間で対応しなければなりません。
その年によって状況が異なるため
改正事項がある、控除誤りなどが生じやすくなります。
去年と同じだと思って作業をしてしまい、後から改正事項があったことを把握すると、修正対応で大変になってしまいます。
普段の業務にプラスして、その年の年末調整について注意点や改正事項がないか、入念に確認しておくことが求められます。
なお国税庁のホームページでは、その年の年末調整に関する情報をまとめたページが公開されています。
年末調整の予定がある方は、まずは国税庁のホームページをチェックすることをおすすめします。
参考：年末調整がよくわかるページ│国税庁
人材派遣の年末調整を管理システムで楽にできる理由
人材派遣会社の年末調整が大変な理由をいくつかご紹介してきました。
しかし、どんなに手続きが面倒で大変であっても、派遣会社の社員や社員を雇う事業主は必ず年末調整を行わなくてはなりません。
では実際に、人材派遣会社の年末調整を楽に行うためにはどのような対策をすればよいのでしょうか？
人材派遣の年末調整は、管理システムを活用することで楽にすることができます。
「管理システム」とだけ聞いても、何を管理するものなのか、どのような機能を搭載しているものなのかイメージしにくいかもしれません。
では、なぜ管理システムを使えば人材派遣の年末調整が楽になるのか、理由をご説明します。
スタッフ管理、勤怠管理、給与計算などが1つにまとまっているから
結論からお伝えすると、管理システムには「スタッフ管理」「勤怠管理」「給与計算」などの機能が1つにまとまり連携し合っているため、人材派遣会社の年末調整を楽に行うことが可能になります。
今まで多くの人材派遣会社が、年末調整をするために様々なソフトをパソコン上で同時に立ち上げ、立ち上げたソフトのデータを行き来しながら1つの業務を行っていました。
もちろんこのような方法でも業務は完了しますが、業務の効率は良いとは言えず時間もかかり、それぞれのソフトを同時に使用していく過程で何らかのミスが発生する可能性も高い状況でした。
そのような状況でも、正確に業務をこなしていくためには、1つ1つの作業にかなりの時間をかける必要が出てきてしまいますよね。
非常に望ましくない状況といえるでしょう。
しかし、管理システムを導入することで、複数のソフトを使う必要も、それぞれのソフトにあるデータを何度も見比べながら作業をする必要もなくなり、それらをすべて1つのシステムだけで簡単に作業できるようになるのです。
もちろん管理システムの機能は冒頭に記載したものだけではなく、給与の計算や派遣スタッフのシフト管理、源泉徴収を保存するシステムなど多岐に渡ります。
そして、派遣スタッフ全員分のすべてのデータを一括して管理できるシステムがあれば、今まで膨大な時間のかかっていた複雑な作業も、ワンクリックで行うことが可能になるのです。
このように、管理システムとは人材派遣会社が派遣スタッフや派遣スタッフが勤務する会社との手続きや契約のために行う業務の効率化には欠かせないシステムであると言えます。
また、年末は給与関連の手続きに追われていた人材派遣会社も、管理システムを導入することで業務がスムーズに進み、その他の業務にも手を回せるようになるでしょう。
年末調整向けの機能が備わっている場合もあるから
上記でお伝えした機能に加えて、管理システムに年末調整向けの機能が備わっていれば、当然年末調整の手続きはすごく楽になりますよね。
管理システムが搭載している機能はシステムによってそれぞれですが、人材派遣会社が派遣スタッフを管理するために必要な機能をより多く備えているシステムを使用することができれば、その管理システムを活用するだけで人材派遣会社はほとんどの業務を問題なく行うことができるようになります。
業務の効率もよく安全性も高いので、人材派遣会社にはぜひ積極的に管理システムを取り入れてほしいと思います。
ヒューマンエラーが起こりづらいから
人材派遣管理システムでなら自動計算やデータの呼び出しが可能です。
それによって何が起こるかというと、計算ミスや転記ミスなどのヒューマンエラーが起こりづらくなります。
ヒューマンエラーを防ぐ対策として「今後気をつける」と挙げる人がいますが、ヒューマンエラーはどんなに注意していても完全に0にすることはできません。
ヒューマンエラーを防ぐには、エラーが生じにくい仕組みを構築することが大切です。
その点、人材派遣管理システムは人材派遣会社の業務における人的ミスと防ぐための設計がなされており、まさにヒューマンエラーを防ぐ仕組みとして最適です。
年末調整の申請後にミスが発覚したり、申請直前になって発覚して急ぎで修正をすることになると、余計にあせってさらなうミスを招いてしまうかもしれません。
はじめからミスを起こさないために、人材派遣管理システムを導入することをおすすめします。
人材派遣の年末調整はSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）で
人材派遣会社が年末調整のために管理システムを導入するメリットをご説明してきましたが、手続きが複雑で手間も多い人材派遣業の年末調整には、STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の導入をおすすめします。
弊社が提供する人材派遣管理システムSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）を活用すれば、上記でご紹介してきたような人材派遣会社の年末調整を行う際のは問題から解放され、仕事の効率がアップすることは間違いないでしょう。
初めてソフトを使用する人でも分かりやすい操作方法や、ワンクリックで実行できる様々な機能を備え、多様な働き方をする派遣スタッフ1人1人に合わせた業務上の管理や手続きに対するストレスを感じることは随分と減ることでしょう。
人材派遣会社のあらゆる業務を、STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）で管理し、業務効率を改善することができます。一般派遣、正社員派遣、常用型派遣、技術者派遣、無期雇用派遣などに対応しています。
人材派遣会社の業務内容は、多岐に渡るうえにどれも正確に素早く行わなくてはならないものばかりです。
人材派遣会社はただ業務の効率化や正確性を図ることだけが課題なのではなく、人を相手にするビジネスだからこそ、それぞれのスタッフに合わせてどれほどのサポートができるかどうかが非常に重要だといえます。
そしてその点でも、STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）を導入するメリットがあります。
例えば、派遣スタッフと連絡が容易になるSTAFF EXPRESS NEO（スタッフエクスプレスネオ）により、派遣スタッフからのスケジュール申請や日払い・前払いの申請などへ、迅速に対応することが可能です。
リアルタイムで日払いが可能となる新サービスも開始しましたので、派遣スタッフの満足度を向上し、定着率アップを狙うことができます。
新規のお仕事をSTAFF EXPRESS NEO（スタッフエクスプレスネオ）を通じて派遣スタッフに通知し、応募してもらうこともできます。
その他にも派遣先向けの機能や派遣スタッフの募集・採用のためのサービスも用意しております。
人材派遣会社の方は、ぜひ一度STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）のサービスサイトで詳細をご覧ください。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）サービスサイトはこちら
まとめ
今回は、人材派遣会社の年末調整が大変な理由や、人材派遣会社が年末調整をするうえで管理システムを導入するメリットについて様々な観点からご紹介させて頂きました。
年末調整の手続きに限らず、人材派遣会社が派遣スタッフや派遣先の会社との業務を円滑にし、スムーズに仕事をしていくためには、管理システムの導入は必須といえるでしょう。
とはいえ、すでに管理システムを導入しているという人材派遣会社も多いと思います。
しかし、管理システムの機能は様々ですので、一度本当に必要な機能が備わっているのか、かゆい所に手が届いているシステムなのか、見直しをしてみてはいかがでしょうか。
