人材派遣でもクラウド管理が重要?請求書や契約書もクラウドへ移行しましょう

2020年10月5日

人材派遣会社では取り扱う書類やデータがとにかく多く、管理に苦労することが多いのではないでしょうか。
雇用や労働に関する法的な書類にミスは許されませんし、給与支払いに遅延やミスが起これば人材派遣会社としての信用に関わってきます。
種類や量が多いだけでなく、細心の注意を払って処理しなければならない書類の管理業務は、事務スタッフの心身に大きな負担をかけてしまう可能性があります。
そこで、人材派遣会社でもクラウド管理を導入することによって、スムーズな運用を目指すことが重要であるという考え方が浸透しつつあります。
データ化が可能な請求書や契約書などもクラウド管理へ移行することで、より健全でスムーズな運営を行う人材派遣会社へとステップアップしていきましょう。

人材派遣会社がクラウド管理に移行すべき理由

人材派遣会社がクラウド管理に移行すべき理由として重要なのが、書類管理にまつわる様々な問題です。
人材派遣会社では、「派遣元管理台帳」など法律で作成・管理を義務付けられている書類をはじめとして、派遣スタッフに向けた契約書や労働条件などを明示する書類、派遣先会社に向けて発行する各種契約書、事業所抵触日などの各種通知書といった実に様々な書類を取り扱います。
同一労働同一賃金による法改正に伴い必要になった「比較対象労働者の待遇等に関する情報提供」のように、法改正によって新たに必要になった書類もあります。
さらに業務量を押し上げるのが、給与計算や給与の支払い業務です。
派遣先企業やスタッフの希望によって異なる締め日や支払日に合わせながら管理する必要があり、契約内容や勤怠状況の確認から給与振込作業まで、確認する書類、作成する書類の量がとにかく膨大になってきます。

このように、書類の種類も量も膨大になりがちな人材派遣会社において、運用上適しているといえるのがクラウド管理です。
人材派遣においてクラウド管理に移行するメリットについて、5つの視点から説明していきましょう。

書類管理が容易になる

まずは、クラウド管理によって書類管理そのものが容易になることが大きなメリットです。
紙書類で管理する場合、必要に応じて該当する書類を探し、使用したら元の場所に戻すという一連の動作が常に発生します。
簡単なことかもしれませんが、種類も量もたくさんの書類一つ一つに対して行っていると、結果的に作業効率を大きく下げる要因になってきます。
クラウド管理にした場合、必要な書類はパソコン上で探し、すぐにその内容を参照できる点で手間がありません。
また、不要な書類を削除したり、必要に応じて更新したり移動したりといった作業もクラウド管理であればパソコン上で行えますので、実際にシュレッダーにかけたり差し替えたりといった作業をカットできるのです。

書類保管のための場所が必要ない

派遣スタッフや派遣先企業の増加など、人材派遣会社の成長に伴って書類の量は右肩上がりに増えていきます。
紙書類であれば、増えていく書類をすべて保管するための場所が必要になってきます。
必要な書類以外は適宜廃棄していくことも大事ですが、人材派遣業では、法によって保管期間が定められている書類が多くあります。
そのため、実務上今後は使用しない書類であっても一定期間保管する必要がありますので、事業規模の拡大に伴って保管スペースは限りなく増え続けることになります。
クラウド管理の場合、すべてデータの状態でネットワーク上に保管することになりますので、こういった保管場所の問題をクリアすることができるのです。

コストの削減に繋がる

先述した「書類管理」「保管場所」の問題は、いずれもコスト肥大の要因になります。
作成や管理といった取り扱いに手間がかかれば人件費の増大に直結しますし、会社内で一定の場所を書類保管に割いている、または保管用の場所を別に用意するとなると、家賃やレンタルスペース代などといった実費の支出として企業会計を圧迫することになるでしょう。
その他、紙書類を作成するための紙やインク、印刷代といった消耗品費もかさんできます。
データ化によってクラウド管理に移行できれば、無駄な人件費、保管スペース代、消耗品費などの大幅なコスト削減に繋がるのです。

書類の受け渡しが容易になる

各書類は派遣先企業、派遣スタッフ、自社内の担当者間など必要に応じて受け渡しが発生します。
紙書類の場合、受け渡しの手段は必然的に手渡しか郵送ということになりますが、重要な書類であれば書留や特定郵便にする必要がありますし、持ち運びにも気を遣います。
受け渡しそのものにこういった手間や実費が発生してしまうのが紙書類ですが、データ書類であればメール送信やデータの共有といった方法で済むため、書類の受け渡しが容易になります。
手間やコストを削減できるだけでなく、受け渡しに伴う紛失などのリスクも減らすことができるのです。

リモートワークへ対応しやすくなる

クラウド管理によって、リモートワークへの対応もしやすくなります。
人材派遣会社に限らず、リモートワーク移行時に問題になりがちなのが「それまで紙で運用してきた書類を早急にデータ化しなければならない」「社内ネットワークや自社サーバーに保管しているデータをクラウド管理へ移行しなければならない」という点であるためです。
請求書や契約書といった書類は、「紙書類で作成し押印やサインをされたものでないと法律上有効とされないのではないか」と思われがちですが、すでにそういった書類に関してもデータによるやり取りが行えるように法改正も進んでいます。
また自社でサーバーの保守管理やセキュリティ対策が必要なオンプレミス型システムによる運用は、コスト肥大の要因となるだけでなく、リモートワーク移行時の障壁となりえます。
リモートワークへの移行を見据えながら、業務そのものの効率化といった目的においても、書類のデータ化とクラウド管理への移行は積極的に進めておくべきであるといえるでしょう

人材派遣会社がクラウド管理に移行する際に注意すべきポイント

このように様々なメリットのあるクラウド管理ですが、人材派遣会社がクラウド管理に移行する際に注意すべきポイントもありますのでご説明しておきましょう。

情報セキュリティに問題はないか

クラウド管理の場合、人材派遣業を運営していくなかで取得する情報をすべてインターネット上に保管することになります。
人材派遣会社の特性上、自社情報だけでなく派遣スタッフの個人情報や派遣先企業の情報なども多く取り扱いますので、セキュリティ対策が万全なクラウド管理サービスを利用することは必須といえます。
サーバーの保守管理やメンテナンス、トラブル時のサポート、災害に備える設備といった情報セキュリティがしっかりしているクラウド管理サービスを選ぶようにしましょう。

すべての業務をクラウド管理できる方法か

「勤怠管理はクラウド管理ですべて完結するけど、給与計算はオンプレミスのソフトを使っている」といった方法だと、勤怠実績情報を給与計算ソフトに落とし込む作業が発生しますし、そこで転記ミスが起こる可能性もあります。
また、社内ローカルのネットワーク上やサーバーに一部の書類を保管した場合、リモートワークの際にそれらの書類を参照できないことになります。
業務効率化に向けて、紙書類をすべて電子データ書類に移行させることができれば第一段階をクリアしたといえますが、一部業務がオンプレミスのシステムに依存したままの状態でクラウド管理を併用する方法では、クラウド管理のメリットが活きてこないのです。
クラウド管理によるメリットを最大限発揮させるには、すべての業務をクラウド管理できる方法であることが重要です。

クラウド化するために人材派遣管理システムを導入しましょう

実際にクラウド管理へ移行するにあたっては、どのようなクラウド管理サービスを利用すべきか迷われるところかもしれません。
そこで活用することをおすすめしたいのが「人材派遣管理システム」です。

人材派遣管理システムとは?

人材派遣管理システムとは、人材派遣会社の業務プロセスで発生する契約管理、勤怠管理、給与計算といった様々な業務に対応できる機能を備えたシステムのことをいいます。
人材派遣業におけるこれらの業務は、先述してきた通り、とにかく取り扱う書類の数も種類も多く、かつミスが許されない大変な作業になります。
そのため、これらの情報処理をスムーズに行うことが可能になる人材派遣管理システムは、人材派遣会社にとって導入必須のツールといえます。

人材派遣管理システムがクラウド化に役立つ理由

オンプレミス型パッケージソフトの形態で提供されている人材派遣管理システムもありますが、クラウド管理へとシフトしたい場合は、当然ながらクラウド管理による人材派遣管理システムを選択するべきです。
人材派遣管理システムがクラウド化に役立つ理由は主に2つあります。

クラウドで情報管理ができる

クラウドサービスによって提供されている人材派遣管理システムであれば、あらゆる情報管理を一括でクラウド管理へと移行することができます。
すべての情報がクラウド管理されていることによって、必要な時に必要な情報へ、必要とする人がいつでもアクセスすることができるようになります。
情報共有や受け渡しがスムーズになることで、派遣スタッフや派遣先企業の手間も減らすことができますし、業務全体のスピードアップも期待できるでしょう。

電子データで各種書類を発行できる

電子データで各種書類を発行できる人材派遣管理システムであれば、さらなる効率化が望めます。
人材派遣を行っている派遣先企業への契約書、請求書など、頻繁に発行する書類をすべて紙書類でやり取りしていれば、各企業ごとに書類の作成、封緘、発送作業などが業務を圧迫してきます。
これらの書類の電子データによる発行、さらにはクラウド管理による共有も可能な人材派遣管理システムもあります。
そういった機能を活用できるサービスであれば、人材派遣業のクラウド化に大いに役立つことでしょう。

クラウド管理に移行するなら、人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」

「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は、すべての業務をクラウド管理に移行するために必要な機能を備えた人材派遣管理システムです
人材派遣業務の受注から会計システムへの橋渡しまで「STAFF EXPRESS」ひとつでワンストップで行えるオールインワンパッケージになっています。
インターネット経由で「STAFF EXPRESS」が利用できるクラウドサービス「STAFF EXPRESS DB.CLOUD(スタッフエクスプレス DBクラウド)」によって、少数台での運用から、リモートワークやサテライトオフィスなどを含めた広域、大規模な運用までクラウド管理を可能にしています。

他にも、派遣スタッフ向けクラウド管理サービス「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレス ネオ)」、派遣先企業向けクラウド管理サービス「STAFF EXPRESS PARTNER(スタッフエクスプレス パートナー)」など人材派遣会社のニーズに応える各種サービスと連携させることが可能です。
さらに「STAFF EXPRESS」では、請求書や契約書といった電子帳票の作成や、派遣先企業向けに公開する機能も備えています。
クラウド管理において重要なセキュリティ対策についても、Firewall&IPS(侵入防止システム)による通信の保護、マイナンバーや本人確認書類の暗号化といった対策をはじめとして、データセンタ設備の防災対策を徹底していますので安心してご利用いただけます。
このような各種サービスや機能を活用することで、あらゆる業務をスムーズにクラウド管理へと移行させることができるのが「STAFF EXPRESS」です

サービスサイトではより詳しいSTAFF EXPRESSについての情報を掲載しています。一般派遣、正社員派遣、常用型派遣、技術者派遣、無期雇用派遣などに対応しています。
ぜひご確認ください。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

多忙な人材派遣業においては、いかに業務効率化を図っていくかが非常に重要になってきます。
自社の業務内容に適した人材派遣管理システムを活用しながらクラウド管理に移行することで、これまで避けて通れなかった作業を大幅にカットしながらミス防止にも繋がるなど、たくさんのメリットが期待できます。
実際、総務省「通信利用動向調査(令和元年版)」によれば、クラウドサービスを一部でも利用している企業は全体の6割近くに達しており、クラウド化による効果があったと回答した企業は8割以上にのぼります。
社会全体でクラウド化が進むことによって、派遣スタッフや派遣先企業からも対応を要望されるようになることも予想されます。
人材派遣管理システムを活用しながら、早急にクラウド化を進めていきしょう。