人材派遣管理ソフトの導入に迷ったら?検討すべきポイントとは?

2020年3月18日

膨大なスタッフを抱える人材派遣会社にとって、業務を管理するソフトは必要不可欠です。
しかしいざ導入するとなると、多大なコストと手間に二の足を踏んでしまう会社もあるのではないでしょうか。

この記事ではそもそも人材派遣管理ソフトを導入するとどのようなメリットがあるのか、また人材派遣管理ソフトを選ぶ際のポイントをご紹介します。
ぜひ人材派遣管理ソフトを導入する際の参考にしていただければと思います。

人材派遣管理ソフト導入のメリット

まずは人材派遣管理ソフトを導入するメリットについてご説明していきます。

スタッフ管理が容易になる

スタッフの顔写真や名前、住所、連絡先などの基本的な情報はもちろん、保有資格や経歴などを登録することができます
プロジェクトにアサインする時も保有資格や稼働時間、経歴で検索をすると該当するスタッフが絞られて表示されるため、派遣会社の社員も人材派遣管理ソフトを使うとスタッフをアサインしやすくなります。
勤務状況はもちろん、実際に勤務してみての人事評価も登録することができるので人員配置のときも安心です。

勤怠管理が容易になる

人材派遣会社は派遣社員の労働時間をリアルタイムに把握することは難しく、派遣社員が出したタイムシートの確認を派遣先が行うということがあります。
そのため残業の未払いや給与の未払いが発生するということも少なくありません。
人材派遣会社にはタイムシートに誤りがないか確認する手間が発生し、派遣スタッフにはそのシートを記入したり、FAXやメールなどで送信するという手間が発生します。
人材派遣先でスタッフがどのような勤務状況か知るのに人材派遣管理ソフトを導入すると非常に便利です。
派遣社員が自分のスマートフォンやパソコンで勤務状況を入力するため、リアルタイムに人材派遣会社は就業状況を確認することができます
派遣先の承認はワンクリックでできるようになるため、人材派遣管理ソフトを導入することにより勤怠管理の多くの手間を省きます。

請求管理・給与支払が容易になる

人材派遣管理ソフトでは勤怠状況を一括で管理できるのでそのデータを元に給与の支払いや有給休暇の取得数などを集計することができます
従来タイムシートで行っている企業は回収と集計の手間を省き、また人が行うことで発生する可能性のある給与計算のミスを防ぐことができます。
またその勤務状況と支払額により、派遣先への請求書作成も容易になります。

営業管理・売上管理が容易になる

人材派遣管理ソフトの導入をすると、現在のスタッフの就業状況、コスト、売上などを一目で確認することができます。
この機能を用いれば、営業目標を立てたり、売上を管理することが容易になります
自社の経営や営業のためにも利用できるのが人材派遣管理ソフトです。

コンプライアンスの遵守が容易になる

法令の改正について人材派遣会社ではその確認はマストです。
しかし、その法改正についてどのソフトのどこを変える必要があるのか、そもそも変更の必要があるのか探すのはとても大変です。
2020年には派遣法の改正により「同一労働同一賃金」が、大企業は2020年の4月から、中小企業は2021年の4月から開始されることが決まりました。
これはパート社員、派遣社員、契約社員がやっている業務や責任が正社員と変わらないにも関わらず、賃金に差があるというケースを改善するための制度です。
この派遣法の改正により、派遣社員は給与が改められます。
このような法改正によって求められる対応も人材派遣管理ソフトを導入しておけばソフトが自動的にアップデートされ、コンプライアンスを遵守しているかソフトで管理しておくので、コンプライアンスの遵守が容易になります

派遣スタッフとの連絡が容易になる

電話やメールで対応していた派遣スタッフとの連絡が人材派遣管理システム上で可能になります。
また、日払いや週払い、都度払いなどは派遣スタッフには好評ですが、賃金を管理する側の人材派遣会社にとっては手間になったり、給与の支払いミスの原因になる可能性があります。
しかし、人材派遣管理ソフトを導入すれば、派遣スタッフからの申請もソフト上で受け付け、誰にいついくら払ったのか管理してくれるので、過払い・未払いのミスもなくなります

派遣先との連携が容易になる

人材派遣管理ソフトを導入することで派遣先との連携もスムーズになります。
派遣先ごとの情報や最新の契約状況などのステータスも一元管理することで、こまめなサポートや連携も可能になるでしょう

人材派遣管理ソフト導入において検討すべきポイント

人材派遣管理ソフトを導入するメリットをお伝えしましたが、導入においてしっかり検討すべきポイントがあります。

絶対に必要な機能と「あったらいいな」な機能を分ける

人材派遣管理ソフトを導入する際は、必ず自社に何が必要なのかを洗い出し、絶対に必要な機能と「あったらいいな」と思う機能を分けましょう。
人材派遣管理ソフトには便利な機能がたくさんありますが、ありすぎると利用する人材派遣会社も派遣スタッフもその機能を使いこなせないということがおきます。
また、余計にコストを払って余計な機能のある人材派遣管理ソフトを導入してしまうと、費用がかさみます
そのようなことがないように、あらかじめ必ず必要な機能を洗い出しておくと安心です。

複数の人材派遣管理ソフトを比較する

人材派遣管理ソフトを導入する際に数社のソフトを必ず比較、検討しましょう
提供している会社によって機能が少しずつ違います。
また同じ機能でも操作性が違うこともあります。
導入を検討している人材派遣管理ソフトはそれらを比べてみて、ベストなものを選びましょう。
同じぐらいの規模の会社が導入しているソフトを検討してみるのも手です。
もちろんそれだけで導入を決定してしまうのはリスクがあります。
しかし規模が同じであれば抱えている派遣スタッフや取引しているクライアント数も同じくらいなことが多く、求めている機能も似ているので、導入する際の一つの指標としておすすめです。
2、3社候補としてあげてみましょう。

デモンストレーションを利用する

次にその候補にあげたものは、すべてデモンストレーションを利用してみましょう。
せっかく多大なコストを使って導入してみても人材派遣会社の社員にとって使いづらいものであれば何の意味もありません。
まずは社員が使ってみて、使いやすいものや必要としている機能が備わっているか確認してみると、導入してからのミスマッチが少なく安心です
またサポート体制も要チェックです。
分からない時にメールや電話、チャットなどで即時対応してくれる会社が提供している人材派遣管理ソフトを導入すると業務が滞らず安心です。

カスタマイズが可能かは要確認

人材派遣管理ソフトの導入において、「このようなシステムを使いたい」「このシステムは不要」ということは必ずあります。
そのような場合にオプションで自社にあわせたカスタマイズが可能かどうかは要チェックです
特に派遣帳票は派遣先により異なり、それぞれの対応が求められます。
そのような時にカスタマイズすることのできる人材派遣管理ソフトだと便利です。

時代の変化に合わせられる人材派遣管理ソフトかは要確認

人材派遣会社にとって労働者派遣法や労働契約法などを常に確認し、遵守することはとても大切です。
それらの法律をしっかりと守りながら業務運営することで、派遣スタッフやクライアントからの安心を得ることができるからです。
人材派遣管理ソフトでは法律を遵守した業務運営をできているか確認することができるので、非常に便利です
近年では2020年の派遣法の改正をはじめ、働き方改革により労働者派遣法や労働契約法などの法改正が度々あります。
法律が施行されているのに、ソフトのバージョンアップが遅れていると、人材派遣会社の対応が遅れてしまい、派遣スタッフや派遣先のクライアントに迷惑がかかることもあります。
法律の改正までに人材派遣管理ソフトがバージョンアップされ、即座に対応できるか確認しましょう。

人材派遣管理ソフトの導入に迷ったらSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)

何社も人材派遣管理ソフトを提供しているため、どの人材派遣管理ソフトを導入しようか悩む方もいるかもしれません。
そこで、弊社の提供するSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)をおすすめしたいと思います。
おすすめポイントを4つご紹介します。

1つ目に継続的な品質向上を行っていることです。
常に品質を向上させるためのブラッシュアップを行っており、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)のversion1をリリース後、機能改善、拡張は10,000点以上に及びます
変化の流れの早い人材派遣業界だからこそ、常にブラッシュアップしていかなければならないと考えているためです。

2つ目にオールインワンパッケージであることです。
STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)を導入するだけで、紹介、請負、派遣の業務が受注から会計まですべて行うことができます
様々なソフトを導入する必要がなく、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)1つで派遣スタッフ、人材派遣会社、派遣先のクライアントに必要な機能すべてをカバーします。

3つ目に必要に応じてカスタマイズをすることが可能であるということです。
STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)はオリジナルパッケージに加えて、カスタマイズも可能です
人材派遣管理ソフトのシステムを作るプロフェッショナルであるエンジニアが貴社に合ったシステムを提案、改修、構築いたします。

4つ目にサポート体制が充実しているということです。
導入時のみでなく、人材派遣管理ソフトは導入後の活用が大切であるため、わからないことがあればすぐに画面共有をしながらSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)のスタッフがサポートいたします。

次にSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の機能をいくつかご紹介します。

▼スタッフマスタ
人材派遣会社にとって、派遣スタッフを多数抱えると履歴書が散在してしまったり、複数ある営業所での管理が難しくなるという問題があります。
人材派遣管理ソフトであるSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)を導入すると、顔写真や住所、所有資格、職歴などの基本情報の管理が容易になるというメリットがあります。
有給休暇や単価、希望条件なども紐づけ登録できるので、より派遣スタッフの希望に応じた仕事の紹介を可能にします
検索も「かんたん検索」と「充実検索」という2種類の検索の仕方があります。
「かんたん検索」はすでにソフトにある検索項目で検索できます。
「充実検索」はカスタマイズできる検索の項目なので、貴社に合った検索の項目を設定することが可能です。

▼得意先・営業
得意先(請求先)の情報を登録しておくことができます。
同一法人の派遣先の場合、親会社に子会社を紐づけ登録できるため、同一法人であるという視認性を高めることが可能です
消費税計算や時間の丸め方法、時間外の扱いも取引先事に設定することができます。
任意で与信先グループを設定することもでき、超過時にはアラートが出て、登録中止が制御されます。

▼給与・賞与計算代行
派遣法などの制度の改正時にも即座に対応いたします。
勤怠や日払い・月払いデータからリレーして支給金額や控除金額が自動計算されます
人が行う際に起こりうる支払い、請求ミスもなく便利です。
日払い、週払い、月払いの細かい設定もできるので、派遣スタッフの個々に合わせた支払い方法が可能になります。
文字サイズ、フォントサイズ、レイアウトを自由に変更できるため、自社にあった給与明細をつくることも可能です。

▼配置
個々のオーダーに対して待機、中止、未配置、配置済み、確認中など細かく確認できます

派遣、請負、紹介などのすべての雇用形態ごとに表示されるので、人件費や見積を確認しやすくなり、人員配置の計画を立てることを容易にします。
配置全体の状況を一元管理できるので、ステータス事の配置率、支払い、粗利益、粗利卒、概算の売上、配置率、未配置による損失金額の確認を同時に行うことが可能です。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

派遣スタッフの情報を一元管理することで業務が効率化する人材派遣ソフトは、膨大なスタッフと業務を抱える人材派遣会社にはなくてはならないツールです。
中でもSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)には様々な便利な機能をご用意しております。
ぜひ人材派遣管理ソフトを導入する際に検討していただければ幸いです。