人材派遣管理システムはクラウド型を選ぶべき?クラウド型システムのメリット

2020年3月18日

人材派遣管理システムは膨大なスタッフを抱える人材派遣会社にとって、なくてはならないシステムです。
膨大なスタッフのデータにいくつものクライアントの情報などを管理する際に非常に便利なシステムですが、人材派遣管理システムにはクラウド型、スタンドアロン型、クライアント・サーバー型の3種類があるのはご存じでしたか?

この記事ではその3つのそれらの特徴、そしてその中でおすすめのクラウド型人材派遣管理システムのメリット、デメリットについてご紹介します。

人材派遣管理システムの種類

まずは人材派遣管理システムの種類についてご紹介したいと思います。
前述したように、人材派遣管理システムにはクラウド型、スタンドアロン型、クライアント・サーバー型の3種類があります。

クラウド型の人材派遣管理システム

1つ目にご紹介するのはクラウド型の人材派遣管理システムです。
オンライン上ですべての情報を管理するため、いつでもどこでも情報を確認することが可能です
3つある人材派遣管理システムの中でクラウド型は使いやすく、おすすめです。
クラウド型の人材派遣管理システムのメリット、デメリットは後程ご紹介します。

スタンドアロン型の人材管派遣理システム

2つ目にご紹介するのはスタンドアロン型の人材派遣管理システムです。
スタンドアロン型とはネットワークと切り離された状態で、web環境を必要としないということを意味します
大きなメリットはクラウド型と違い、ネット環境がいらないため、コンピューターウイルスの脅威を心配しなくても良いという点です。
例えばマイナンバーなどの個人情報のみをクラウド型ではなく、スタンドアロン型のパソコンに保存し、自社で管理すると情報漏洩の心配がなく安心です。
マイナンバー以外にも顧客情報やクライアント情報のみをクラウド型ではなく、スタンドアロン型システムで保存することで、情報漏洩を防ぐという方法もあります。

クライアント・サーバー型の人材派遣管理システム

3つ目にご紹介するのがクライアント・サーバー型の人材派遣管理システムです。
利用者が操作するコンピュータ(クライアント)とサーバーをネットワークで結び、クライアントが要求したことに対し、サーバーが応答する形で処理をすすめるシステムのことを言います
ちょうどクラウド型とスタンドアロン型の中間のようなシステムです。

クラウド型の人材派遣管理システムのメリット

人材派遣管理システムは3タイプに分かれますが、その中でも便利なのがクラウド型の人材派遣管理システムです。
メリットを具体的にご紹介します。

リアルタイムの情報をいつでも閲覧できる

まず1つ目のメリットはリアルタイムの情報をいつでも閲覧できるということです。
人材派遣会社は派遣スタッフを派遣先に派遣しますが、その就業先には派遣会社の社員がいないため、派遣スタッフの状況を理解するのが難しいという点があげられます。
そのため、勤務状況や就業の様子などの確認が派遣先頼みになってしまうということがあるのです。
そこでクラウド型の人材派遣管理システムを使うと、派遣スタッフが自分で人材派遣管理システムに勤務状況を入力することができます。
クラウド型であればスマートフォンで入力が可能なため、派遣スタッフは勤務状況を登録することが可能です。
出勤、遅刻、早退、病欠、忌引きなどの情報を入力することで、人材派遣会社も派遣スタッフの就業状況をリアルタイムで確認することができます
派遣先もクラウド型の人材派遣管理システムを使えばボタン1つで承認をすることができ、面倒な確認、認証業務の手間を省くことが可能です。

社内で情報共有しやすい

派遣スタッフ、クライアントの情報がweb上で一元管理することができるクラウド型の人材派遣管理システムであれば、社内での共有も簡単にすることができます。
例えば、複数の拠点がある人材派遣会社では、それぞれの営業所で把握している派遣スタッフに差が生じることがあります。
そのため、営業所Aで派遣スタッフを探している仕事があり、営業所Bが登録を把握している派遣スタッフに適正がある場合、営業所同士の連携がとれていなければ、せっかくマッチングできる仕事とスタッフがいてもマッチングできません。
人材派遣管理システムで情報の共有ができれば、履歴書が散在することなく、web上で一括管理することができるので便利です。
複数の拠点でそれぞれが持っている派遣スタッフや仕事の内容を共有することで、機会損失を防ぐことができます

社外からでも情報を更新できる

クラウド型の人材派遣管理システムであれば、社内外からいつでもシステムに登録されている情報を確認することが可能です。
出張や外出が多い人材派遣会社の社員も安心して利用することができます。
クラウド型の人材派遣管理システムであれば自宅からもアクセスが可能なため、リモートワークなどの次世代の働き方にも対応が可能です。

自社でのサーバー管理が不要

人材派遣管理システムで管理する情報には、派遣スタッフとクライアントの重要な情報が膨大に含まれています。
そのため、自社のサーバーを使うと、365日24時間の保守が必要とされ、万が一の時に対応するエンジニアを配置する必要が出てきます。
しかし、クラウド型の人材派遣管理システムを使えば人材派遣管理システムを提供している会社のエンジニアが保守を行うため、その必要はありません
サーバーを設置するための場所も必要ありません。

またクラウド型は自社でシステムを構築する必要がありませんので、スタンドアロン型などと比べて、導入する時のコストをおさえることができるのも魅力です。

クラウド型の人材派遣管理システムのデメリット

クラウド型の人材派遣管理システムのメリットについてご紹介しましたが、クラウド型にデメリットがないわけではありません。
クラウド型の人材派遣管理システムのデメリットについてもご紹介します。

インターネット未接続状態では利用できない

クラウド型の人材派遣管理システムの最大のデメリットは、インターネット環境がなければ利用できないところです
例えば大規模災害時などにスタッフに連絡が取りたくても、クラウド型の人材派遣管理システムだとネット環境に不備が生じて連絡が取れない可能性があります。
そのようにネット環境が不安定になりうる万が一の緊急事態に備えて、環境を整えておく必要があります。

またクラウド型はセキュリティ面で高度な暗号化が求められます。
クラウド型であるがゆえに、ウイルスや情報漏えいの脅威があるため、セキュリティがしっかりとしているクラウド型の人材派遣管理システムを選ぶ必要があります。

人材派遣管理システムのサーバーがダウンしたら利用できない

何らかのトラブルがあり、サーバーがダウンするということはよくあることです。
また、火事などによって物理的にサーバーが損傷してしまう可能性もゼロではありません。
しかし、クラウド型の人材派遣管理システムのサーバーがダウンすることによって、派遣スタッフと連絡が取れなくなったり、支払いが滞るということはあってはならないことです。
そのようなことが続くと派遣スタッフや顧客である派遣先からの信用が落ちるきっかけになります。
クラウド型の人材派遣管理システムを導入する際には、そのようにサーバーがダウンした場合はどのような対処を行うことになっているのかを事前に調べておくと、不足の事態が起きたときも安心です。

クラウド型の人材派遣管理システムならSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)

しかし、いざ導入しようと思っても、人材派遣管理システムは多数あり、どこのシステムを導入するか迷うことがあるかもしれません。
そのようなときにおすすめしたいのが、弊社が提供するクラウド型人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」です。
まず簡単に機能をご紹介します。

▼給与・賞与計算代行
勤怠、仮払いデータとリンクしており、派遣スタッフの勤務状況に応じて支払金額と控除金額、勤怠を自動計算します

派遣スタッフが入力したデータを元にシステムが自動計算するため、計算ミスや支払いミスの心配もなく安心です。
クラウド上で行うため、派遣先も面倒な承認や確認業務をボタン一つで行うことができ、派遣先にとってもメリットがあります。

日払い、週払い、月払い、その他自由な支払い形態をスタッフごとに設定することができます。
都度払いは派遣スタッフにとっては便利ですが、人材派遣会社にとっては支払い漏れや過払いなどの原因になることがあります。
しかし、システムがきちんと記録しているため、そのようなこともなく、人材派遣会社にとっては無駄な業務を省き、派遣スタッフにとっては自分のライフスタイルにあった支払いを選ぶことができ、双方にとってメリットになります。

▼保険・年末調整
社会保険、雇用保険、労働保険、年末調整などは制度として難しく、混乱する派遣スタッフや人材派遣会社も少なくありません。
しかし、クラウド型の人材派遣管理システムであるSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)を使えばその心配も無用です。
社会保険料の改定など、関連のある法令が改正されてもカバーしておりますので、容易に保険や年末調整に対応することができます

各種届出もSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)だったら24時間365日発行することができます。
「e-Gov申請」によって、従来のやり方で行っていた申請の準備、手書き作業、配達記録付きの郵送、依頼して順番待ちを行うという時間や業務をカットすることが可能です。

▼受注
STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は派遣、紹介、請負、業務委託などの人材ビジネス全般のオーダーを一元管理できます

枝番更新をすることができるので、同一受注に対する追加、延長、更新を簡単に行うことができます。
紹介予定派遣、派遣、請負、日々紹介などそれぞれの区分に応じた求められる項目が自動的に制御されます。
そのため、どのような取引でも運用手順を統一することが可能です。

以上はクラウド型人材派遣管理システムであるSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の一部の機能です。
他にもSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)には様々な便利な機能がありますので、ぜひサービスサイトをご覧になっていただけれ幸いです。

最後になぜクラウド型人材派遣管理システムであるSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)が多くのお客様に選ばれてきたのか、その理由を4つご紹介します。

1つ目に安心のサポートとサービスです。
お客様のパートナーでありたいという強い想いから、定期的な顧客満足度調査を行っています
品質向上に常に意欲的に取り組んでいるからこそ、お客様の満足のいくサービスを提供できるのです。

2つ目にカスタマイズが可能という点です。
基本パッケージにプラスして、有償で貴社に合ったカスタマイズをすることができます
導入から導入後のヒアリング、自社に求められるプログラムの改修や構築などの提案をいたします。

3つ目に継続的な品質向上を行っている点です。
クラウド型人材派遣管理システムであるSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)はversion1のリリース後、機能改善や機能拡張を繰り返してきました。
その回数は10,000点以上にのぼり、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)を利用する様々なお客様のために随時改善してきた人材派遣管理システムを使うことができます

最後にオールインワンパッケージだということです。
クラウド型人材派遣管理システムであるSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)を1つ導入するだけで、紹介、請負、派遣の業務が受注から会計まですべて対応することができます
複数のシステムを導入する必要がなく、クラウド型人材派遣管理システムであるSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)1つで派遣スタッフから顧客である派遣先まですべての対応をカバーすることが可能です。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

クラウド型人材派遣管理システムは導入にかかるコストを抑え、スピーディーに始めることのできる人材派遣会社にはなくてはならないシステムです。
導入すると数多くのメリットがあり、業務の効率化が可能です。
デメリットも事前に確認しておけば、不測の事態に備えることができます。
ぜひ導入する際の参考にしていただければと幸いです。